Em vez do método usual de enviar documentos do Microsoft Word por e-mail, anexados, existe uma maneira mais moderna: compartilhá-los através da nuvem. Para isso, você precisa apenas de uma conta no OneDrive. Veja como proceder.
Como Salvar e Compartilhar seu Documento Word no OneDrive
Armazenar seu documento Word na nuvem é um processo simples, que se resume a alguns passos. O pré-requisito é ter uma conta no OneDrive. Se você assina o Microsoft 365 ou o Office 365, já possui uma. Caso contrário, crie uma conta Microsoft e faça login no OneDrive.
Com sua conta do OneDrive ativa, abra o documento Word que você deseja compartilhar. Uma vez aberto, procure e clique no botão “Compartilhar”, localizado no canto superior direito da tela.
Ao clicar em “Compartilhar”, uma nova janela se abrirá. Nela, você encontrará diversas opções. Na seção “Anexar uma cópia”, é possível optar por enviar o documento como um anexo em formato Word ou PDF. Ao escolher uma dessas opções, seu programa de e-mail padrão abrirá com o arquivo já anexado.
No entanto, o objetivo aqui é compartilhar o documento usando o OneDrive. Para isso, selecione sua conta “OneDrive” na seção “Compartilhar”.
O Word iniciará o processo de envio do seu documento para o OneDrive. A duração desse processo varia conforme o tamanho do arquivo.
Assim que o upload estiver completo, a janela “Enviar link” surgirá. Por padrão, qualquer pessoa com o link poderá editar o documento. Caso queira alterar essa configuração, clique na caixa “Qualquer pessoa com o link pode editar”.
Na janela seguinte, você pode remover o privilégio de edição desmarcando a caixa ao lado de (1) “Permitir edição”, tornando o documento somente para leitura. É possível também (2) definir uma data de expiração e/ou (3) adicionar uma senha, aumentando a segurança do documento. Após ajustar as configurações, clique em “Aplicar”.
Finalmente, insira o endereço de e-mail do destinatário e clique em “Enviar”.
O destinatário receberá um e-mail com um link para acessar o documento. Verifique a pasta de spam, caso seja o destinatário, pois o convite pode ser filtrado.
Outra opção é copiar o link de compartilhamento e enviá-lo diretamente para o destinatário via aplicativo de mensagens, como Slack ou Zoom. Para isso, clique em “Copiar Link”.
Na nova janela, clique em “Copiar”.
O link será copiado para a sua área de transferência, pronto para ser compartilhado. Assim que o destinatário o receber, poderá acessar o documento.