O Microsoft Teams facilita o compartilhamento de arquivos durante conversas. É possível anexar qualquer tipo de documento diretamente em um chat, e ele será automaticamente listado na aba “Arquivos” do canal correspondente. Embora seja um processo simples, localizar um arquivo específico posteriormente em meio a um histórico de conversas pode ser desafiador.
Embora o Microsoft Teams ofereça ferramentas para gerenciar arquivos compartilhados, essas funcionalidades não estão acessíveis na guia “Postagens” de um canal. As opções de conversação não incluem recursos para organização de arquivos. Por exemplo, ao enviar múltiplas imagens, elas não são agrupadas automaticamente em pastas. Para gerenciar arquivos no Microsoft Teams de maneira eficaz, é essencial familiarizar-se com a aba “Arquivos”.
Gerenciando Arquivos no Microsoft Teams
A aba “Arquivos” é um componente padrão de todos os canais criados dentro de uma equipe no Microsoft Teams. Cada canal possui uma pasta dedicada em um site do SharePoint ao qual a equipe está vinculada. Os arquivos que são enviados para um canal podem ser acessados diretamente pela pasta correspondente no SharePoint.
Na aba “Arquivos” do Microsoft Teams, os usuários podem:
- Enviar qualquer tipo de arquivo armazenado localmente no dispositivo.
- Fazer upload de pastas inteiras do seu dispositivo.
- Criar novas pastas diretamente na aba “Arquivos”.
- Desenvolver documentos do Microsoft Word, planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint, blocos de anotações e formulários, sem sair do aplicativo.
1. Como Criar Pastas na Aba “Arquivos” do Microsoft Teams
Para criar pastas na aba “Arquivos” do Microsoft Teams, siga estas etapas:
- Abra o aplicativo Microsoft Teams.
- Navegue até a equipe e o canal onde você deseja criar a pasta.
- Selecione a aba “Arquivos”.
- Clique no botão “Novo”.
- No menu suspenso, escolha “Pasta”.
- Atribua um nome à nova pasta.
- Clique em “Criar”.
2. Adicionando Arquivos a uma Pasta
Após criar uma pasta, você pode enviar arquivos para ela de forma similar ao envio para a guia “Arquivos” principal:
- Abra o Microsoft Teams.
- Acesse a equipe e o canal onde a pasta foi criada.
- Clique na aba “Arquivos”.
- Abra a pasta desejada.
- Clique em “Upload”.
- Escolha “Arquivo” para enviar arquivos individuais.
- Selecione “Pasta” para adicionar uma nova pasta ou subpasta dentro da pasta atual.
3. Enviando Pastas para o Microsoft Teams
O Microsoft Teams permite aos usuários enviar pastas completas diretamente para um canal. A estrutura da pasta original, incluindo nome e arquivos, é mantida após o upload.
- Abra o Microsoft Teams.
- Navegue até o canal onde você deseja enviar a pasta.
- Selecione a guia “Arquivos”.
- Clique em “Upload” e selecione “Pasta”.
- Escolha a pasta no seu dispositivo e clique em “Upload”.
- Aguarde o término do upload da pasta e seus arquivos.
Observação: O tempo de upload pode variar dependendo da quantidade e do tamanho dos arquivos.
4. Compartilhamento de Links para Arquivos e Pastas
Os arquivos e pastas compartilhados em canais do Microsoft Teams são armazenados no SharePoint e possuem links diretos que podem ser utilizados para compartilhamento. O acesso é restrito, o que significa que o compartilhamento é limitado aos membros da equipe e não está disponível para pessoas externas. É um sistema privado de compartilhamento entre membros da equipe.
- Abra o Microsoft Teams e navegue até o canal onde estão os arquivos que deseja compartilhar.
- Acesse a guia “Arquivos”.
- Selecione o arquivo ou pasta desejada e clique na opção “Copiar link”.
- Compartilhe o link para o arquivo ou pasta.
5. Fixando Arquivos e Pastas no Topo
Caso haja arquivos ou pastas importantes, é possível fixá-los no topo da aba “Arquivos” ou dentro de uma pasta para facilitar o acesso.
- Acesse a guia “Arquivos” do canal desejado.
- Clique no botão “Mais opções” (reticências) ao lado do arquivo ou pasta.
- Selecione “Fixar no topo”.
- Uma nova seção será criada no topo da lista, exibindo o item fixado.
6. Sincronização de Arquivos e Pastas
Novos arquivos e pastas enviados para um canal são automaticamente sincronizados e exibidos na aba “Arquivos”. Contudo, se não aparecerem imediatamente, você pode clicar no botão “Sincronizar agora” para forçar a sincronização.
Considerações Finais
O Microsoft Teams oferece uma ferramenta completa para compartilhamento privado de arquivos, permitindo controlar o acesso com base na participação em equipes ou canais. Os arquivos podem ser facilmente adicionados, movidos, fixados e removidos dentro do ambiente do Microsoft Teams.