No Outlook 2010, a Microsoft introduziu um recurso de organização de emails chamado “Visualização de Conversas”, que funciona de maneira similar à forma como o Gmail agrupa as trocas de mensagens. Nas versões mais recentes do Outlook, essa funcionalidade já vem ativada por padrão. No entanto, se você fez uma atualização de uma versão mais antiga onde ela estava desativada, é possível que você nem perceba a sua existência. Talvez seja o momento de explorar essa ferramenta.
O que é a Visualização de Conversas?
Apesar da Microsoft ter divulgado bastante a Visualização de Conversas em seu lançamento, muitas pessoas, especialmente aquelas fora dos círculos de TI corporativa e que não acompanham sites de tecnologia, podem não estar familiarizadas com ela. Afinal, com que frequência você se dedica a ler sobre “novas funcionalidades” em um aplicativo que já utiliza?
É uma pena, pois a Visualização de Conversas é um recurso prático e muito desejado, especialmente após a popularização do agrupamento de conversas no Gmail. O Gmail, que teve seu lançamento público em 2004/5, influenciou muitos a procurarem soluções similares em outros softwares. A procura era tanta que todos buscavam maneiras de utilizar a coluna “Conversa” do Outlook 2003 para agrupar e-mails, embora essa função se limitasse aos e-mails de uma mesma pasta. Soluções alternativas envolvendo pastas de pesquisa dinâmica foram criadas, mas tudo isso era complexo comparado à praticidade do Gmail com AJAX.
A Microsoft, ciente da demanda, implementou a Visualização de Conversas, capaz de reunir e-mails de todas as pastas, no lançamento do Outlook 2010. Embora tenha levado algum tempo, visto que a versão anterior (Outlook 2007) havia sido lançada três anos antes, presume-se que os gestores de produto da Microsoft só perceberam a popularidade do sistema de agrupamento do Gmail após o lançamento do Outlook 2007, tornando inviável a sua inclusão. Felizmente, o Outlook 2010 trouxe essa funcionalidade, que tem funcionado bem nas versões seguintes.
Desde o Outlook 2013, a Visualização de Conversas é ativada por padrão. Contudo, em algumas empresas, ela ainda é desabilitada pelos departamentos de TI. Além disso, se você a desativou em uma versão anterior do Outlook, ela permanecerá desativada mesmo após a atualização. Um dos nossos colaboradores a desativou no Outlook 2013 há cinco anos e ela ainda está desabilitada em sua versão atual, o Outlook 2019. No aplicativo web do Outlook, ela vem ativada por padrão, e é onde mais se usa esta funcionalidade. No entanto, para muitos, o cliente Outlook para desktop é o principal aplicativo de e-mail.
Vamos explorar como reativar a Visualização de Conversas e quais opções de customização estão disponíveis. Melhor tarde do que nunca!
Como Habilitar e Desabilitar a Visualização de Conversas
Ativar ou desativar a Visualização de Conversas é simples: basta usar um botão de alternância. Se você não gostar, pode desativá-la facilmente. Para habilitá-la, acesse “Exibir” e selecione “Mostrar como conversas”.
O Outlook exibirá uma mensagem de confirmação, dando a opção de ativar a visualização em todas as pastas (“Todas as caixas de correio”) ou apenas na pasta atual (“Esta pasta”).
Recomendamos selecionar “Esta pasta” inicialmente, para experimentar antes de ativá-la em todas as pastas. Para desativar a Visualização de Conversas, basta desmarcar novamente a opção “Exibir > Mostrar como conversas”.
O que a Visualização de Conversas Faz?
A Visualização de Conversas organiza seus emails em sequência cronológica, com a mensagem mais recente no topo. As mensagens são inicialmente ocultas sob a mensagem superior, indicada por um triângulo à esquerda.
Ao clicar no triângulo, a conversa é expandida, mostrando todos os emails da sequência.
O cabeçalho da conversa, que não é um email, exibe o nome do remetente original e o assunto da conversa. Ao clicar nele, nada é exibido no Painel de Leitura.
Clicar em qualquer mensagem abaixo do cabeçalho as exibirá no Painel de Leitura. Novas mensagens são automaticamente adicionadas ao início da conversa, destacadas em negrito e itálico até serem lidas.
Uma conversa com novas mensagens é automaticamente movida para o topo da pasta, garantindo que as conversas mais recentes estejam sempre visíveis.
Uma das grandes vantagens da Visualização de Conversas é a capacidade de reunir e-mails de diferentes pastas, mostrando-os em um único local, com o nome da pasta de origem de cada email. Por exemplo, em uma conversa, você pode ter emails na Caixa de Entrada e na pasta Itens Enviados. Se a Visualização de Conversas for aplicada à Caixa de Entrada, a mesma conversa será exibida.
Personalizando a Visualização de Conversas
Em “Exibir > Mostrar como conversas”, há a opção “Configurações de conversação”. Ao clicar aqui, você acessará as opções de personalização:
As opções incluem:
- Mostrar mensagens de outras pastas: Exibe todas as mensagens da conversa, independentemente de suas pastas. Se desativada, apenas as mensagens na pasta atual serão mostradas.
- Mostrar remetentes acima do assunto: Exibe o nome do remetente em vez do assunto no início da conversa, no modo compacto padrão do Outlook. As imagens abaixo mostram a diferença com a configuração ativada e desativada.
- Sempre expandir a conversa selecionada: Exibe a conversa selecionada sempre expandida, mesmo após sair e retornar à pasta. Para que uma conversa esteja sempre expandida em todas as pastas, esta opção deve ser ativada em cada uma delas.
- Usar visualização recuada clássica: Exibe as mensagens com recuo inclinado, onde as mensagens mais antigas têm recuo maior. Essa é uma configuração por pasta, que se aplica a todas as conversas dentro dela.
Há uma configuração adicional em “Arquivo > Opções”. Selecione a categoria “Correio” e role até a seção “Outro” para encontrar a opção “Não expandir conversas automaticamente ao usar o teclado para alterar mensagens”.
Por padrão, essa configuração está desativada, fazendo com que as conversas sejam expandidas automaticamente ao navegar com as setas do teclado. Ativando esta opção, as conversas permanecerão recolhidas ao serem selecionadas com o teclado, e você pode usar as setas ESQUERDA e DIREITA para expandi-las ou recolhê-las manualmente. Essa opção é ideal para quem prefere usar o teclado ao máximo.
Essa é a Visualização de Conversas, a solução da Microsoft para agrupar trocas de emails. É um recurso bastante útil, com opções de personalização que agradam a diferentes usuários, sem ser excessivamente complexo. Caso não seja do seu agrado, você pode desativá-la novamente em “Exibir > Mostrar como conversas”.