Como Agendar Reuniões no Zoom de Forma Eficaz
Organizar a agenda é essencial para garantir pontualidade em todas as reuniões. Com o Zoom, é possível programar chamadas de vídeo, sejam elas únicas ou recorrentes, e integrá-las facilmente aos calendários dos participantes. Veja o passo a passo para agendar suas reuniões no Zoom:
Primeiramente, instale o aplicativo Zoom no seu dispositivo. O download está disponível para PCs com Windows 10, Mac, iPhone, iPad e smartphones Android. Após a instalação, abra o aplicativo e faça login na sua conta.
Na tela inicial do aplicativo, localize e clique no botão “Agendar”.
Uma nova janela, denominada “Agendar Reunião”, será exibida, oferecendo diversas opções de configuração. Veja os passos essenciais:
Comece definindo os detalhes básicos da reunião: data, horário, duração e um nome para a reunião. Se a reunião for um evento regular, marque a opção “Reunião recorrente”. Não se esqueça de ajustar o fuso horário, localizado no canto inferior direito desta seção.
Em seguida, configure o “ID da reunião”. Para maior segurança, utilize seu ID pessoal apenas para reuniões privadas. Para encontros profissionais, selecione a opção “Gerar Automaticamente”. É altamente recomendável definir uma senha de acesso para reforçar a segurança da reunião.
Ajuste as configurações de vídeo e áudio. É possível definir se o vídeo do anfitrião e dos participantes estará ligado ou desligado ao ingressarem na reunião, e qual método de comunicação será utilizado (telefone, áudio do computador ou ambos).
Selecione o serviço de calendário para o qual deseja enviar o convite e o lembrete da reunião: Outlook, Google Agenda ou outra plataforma de sua preferência.
Para personalizar ainda mais sua reunião, explore as opções avançadas, acessíveis ao clicar na seta ao lado de “Opções avançadas”.
Para maior segurança, recomendamos ajustar as seguintes configurações:
- Habilitar sala de espera
- Silenciar participantes ao ingressar
- Permitir que apenas usuários autenticados entrem (requer login no Zoom)
E desabilitar a seguinte configuração:
- Permitir a entrada antes do anfitrião
Você pode escolher se deseja gravar a reunião automaticamente e também adicionar um organizador alternativo. Um organizador alternativo tem as mesmas permissões do anfitrião, podendo iniciar uma reunião agendada, ao contrário de um co-organizador.
Após personalizar todas as configurações, clique no botão “Agendar”, localizado no canto inferior direito da janela.
Sua reunião no Zoom estará agendada e as informações serão automaticamente enviadas para o calendário que você selecionou.