O Outlook oferece a capacidade de definir uma data de validade para os emails que você envia e recebe. Uma vez que essa data é ultrapassada, o email é exibido de forma distinta, e você pode utilizar as funcionalidades do Outlook para gerenciar automaticamente esses emails expirados.
É importante notar que as datas de validade se aplicam exclusivamente a emails, não afetando eventos do calendário ou tarefas, pois esses itens já possuem mecanismos próprios para gerenciamento temporal.
Como Definir uma Data de Validade em um Email
Para adicionar uma data de validade a um email que está sendo composto, é necessário acessar a janela de Propriedades do email. Comece abrindo o email e, em seguida, clique em “Mensagem” > “Marcas”.
Essa ação exibirá a janela de Propriedades do Email, que também pode ser acessada através de “Opções” > “Mais Opções” ou “Arquivo” > “Propriedades”. Dentro dessa janela, marque a caixa de seleção “Expira após” e defina a data e hora desejadas.
Após a configuração, clique em “Fechar” para retornar ao email. Não haverá nenhuma indicação visual de que uma data de validade foi adicionada, e o email pode ser enviado normalmente.
Para aplicar uma data de validade a um email recebido, abra o email e siga o mesmo caminho: “Mensagem” > “Marcas” (ou “Arquivo” > “Propriedades”).
A janela de Propriedades do Email será aberta. Embora haja menos opções para emails recebidos em comparação com emails sendo enviados, a definição da data e hora de expiração ainda está disponível.
O Propósito da Data de Expiração
Após adicionar uma data de expiração a um email, surge a questão: qual a utilidade dessa funcionalidade?
As datas de expiração são utilizadas pelo Outlook para otimizar o foco em informações relevantes. Emails expirados são frequentemente considerados menos urgentes que emails dentro do prazo, e o Outlook automaticamente altera a formatação dos emails expirados para indicar seu status.
Ao explorar as configurações de formatação condicional do Outlook, é possível encontrar a regra de formatação “Itens expirados”.
Essa regra aplica uma formatação específica aos emails expirados, utilizando uma fonte cinza e um texto riscado.
Essa diferenciação visual permite que você identifique rapidamente os emails que já expiraram, concentrando sua atenção nos emails mais recentes e relevantes. Se você enviar um email com uma data de validade, essa formatação também será aplicada no Outlook do destinatário. No entanto, outros clientes de email, como Thunderbird ou aplicativos web como Gmail ou Yahoo Mail, não reconhecem a data de expiração.
Adicionalmente, você pode adicionar uma coluna a uma pasta que exibe a data de expiração de cada email. Clique com o botão direito no cabeçalho de uma coluna na pasta desejada e selecione “Seletor de Campo”.
No menu suspenso, escolha “Campos de data e hora” e selecione a opção “Expira”.
Arraste e solte o item “Expira” para a sua pasta para integrá-lo às colunas.
Quando um email expirado é aberto, o Outlook exibe uma notificação no cabeçalho.
Apesar da expiração, é possível responder ou encaminhar o email. No entanto, ao tentar encaminhar, o Outlook emitirá um aviso.
Clique em “Sim” para enviar o email ou em “Não” para cancelar a ação.
Utilizando a Data de Expiração para Gerenciar Emails
O Outlook integra algumas funcionalidades que utilizam as datas de expiração. Ao configurar o AutoArquivar no Outlook, há uma opção que permite “Excluir itens expirados (somente pasta de email)”.
Com essa opção ativada, o AutoArquivar automaticamente excluirá ou moverá (dependendo de outras configurações) emails que ultrapassaram a data de expiração. Esta é uma forma eficaz de remover automaticamente emails desatualizados, mantendo a caixa de entrada organizada.
Caso prefira não excluir ou mover emails expirados, mas também não deseja visualizá-los no Outlook, você pode configurar as regras de sincronização do Outlook para impedir que sejam baixados do servidor Exchange.
Ao construir seu filtro de sincronização, clique na guia “Avançado” e, em seguida, no botão “Campo”.
Selecione os campos “Data/Hora” > “Expira” no menu. Esse campo também está disponível nas opções “Todos os campos de correio” e “Todos os campos de postagem”.
Defina a “Condição” como “em ou antes” e o “Valor” como “ontem” e clique em “Adicionar à lista”.
Essa configuração filtrará todos os emails que expiraram, impedindo que emails expirados “ontem” ou antes sejam sincronizados com o Outlook e, portanto, não apareçam em sua caixa de entrada. Eles ainda estarão acessíveis através do aplicativo web do Outlook, caso necessário.
Não é possível criar regras para adicionar automaticamente datas de expiração a emails recebidos ou criar um passo rápido que aplique uma data de expiração com um clique, mas você pode adicionar automaticamente uma data de expiração a todos os emails enviados. Vá em “Arquivo” > “Opções” > “Email”, role até “Enviar mensagens” e habilite “Marcar emails como expirados após tantos dias”.
Informe o número de dias após os quais as mensagens devem expirar e clique em “OK”. Isso aplicará automaticamente uma data de expiração a todos os emails que você enviar.
As datas de expiração são uma ferramenta valiosa para gerenciar suas prioridades e organizar a caixa de entrada. Elas facilitam a identificação de emails de baixa relevância e permitem que você utilize as ferramentas do Outlook para excluir ou ocultar mensagens que não são mais necessárias. É uma funcionalidade adicional para manter sua caixa de entrada sob controle.