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Introdução ao Uso de Caixas de Correio Compartilhadas no Outlook
O Microsoft Outlook é uma ferramenta amplamente utilizada por empresas e equipes ao redor do mundo para gerenciar e comunicar informações através de e-mails. Um recurso essencial dessa plataforma é a funcionalidade das caixas de correio compartilhadas. Este recurso permite que várias pessoas acessem um único endereço de e-mail, tornando a comunicação e a colaboração muito mais fáceis e eficientes. Neste artigo, vamos explorar o que é uma caixa de correio compartilhada, suas vantagens e como adicioná-las ao Outlook em diferentes plataformas, incluindo Windows, macOS e web. Se você deseja otimizar sua comunicação de equipe e garantir que todos tenham acesso às informações necessárias, continue lendo para entender todos os detalhes desse recurso valioso.
Principais Pontos
- Uma caixa de correio compartilhada do Exchange Online oferece uma caixa de entrada centralizada para equipes receberem e enviarem e-mails de um único endereço de e-mail.
- Você pode adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook em várias plataformas, incluindo Windows, macOS e a web.
- O administrador do Microsoft 365 deve conceder acesso delegado antes que você consiga adicionar e usar uma caixa de correio compartilhada em sua conta do Outlook.
Se você tem acesso a uma caixa de correio compartilhada em sua organização, precisará adicioná-la ao seu cliente Outlook. Descubra como fazer isso no macOS, Windows 11 e na web.
O que é uma Caixa de Correio Compartilhada e por que é Útil?
Uma caixa de correio compartilhada, similar a uma caixa de entrada compartilhada, é simplesmente um endereço de e-mail que pode ser acessado por usuários autorizados a partir de seu cliente Outlook, tanto no desktop quanto na web. Quando uma pessoa responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, parece que a resposta foi enviada do endereço compartilhado, não de um usuário individual.
Você pode querer usar uma caixa de correio compartilhada por várias razões. Primeiro, ela pode servir como uma caixa de entrada centralizada, onde todos os e-mails para um endereço específico chegam a uma única caixa de correio. Se uma organização tem diferentes departamentos, como RH, Suporte, Finanças e TI, cada um pode usar sua própria caixa de correio compartilhada.
Além disso, você pode converter temporariamente uma caixa de correio regular em uma caixa de correio compartilhada para economizar custos de licenciamento. Você também pode usar uma como uma conta de e-mail sem resposta ou um aplicativo de calendário compartilhado na versão clássica do cliente Outlook.
No entanto, existem algumas limitações. Por padrão, cada caixa de correio compartilhada recebe 50 GB de armazenamento. Se você exceder o limite, uma licença adicional é necessária para alocar mais espaço. Embora uma caixa de correio compartilhada possa ter até 25 usuários ao mesmo tempo, pode ter dificuldades se muitos usuários estiverem acessando-a simultaneamente.
Como Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook no Windows
Antes de você adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook, o administrador do Office 365 deve conceder a permissão necessária à sua conta. Assim que isso for feito, a caixa de correio compartilhada aparecerá em sua conta na próxima vez que você iniciar o Outlook.
Se não aparecer, você pode adicioná-la manualmente:
Se você não vê a caixa de correio compartilhada imediatamente, clique para expandir a pasta Compartilhada comigo para revelá-la. Esta é a visualização padrão no novo cliente Outlook. Infelizmente, não há como removê-la da pasta compartilhada comigo e fazê-la parecer uma conta própria, como no caso do cliente clássico do Outlook.
Para enviar e-mails em nome da caixa de correio compartilhada ou como ela, clique em Novo e-mail. Em seguida, clique na lista suspensa De e selecione o endereço da caixa de correio compartilhada. Componha seu e-mail e clique em Enviar.
Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook Clássico
Se você estiver usando o cliente clássico do Outlook, pode adicionar uma caixa de correio compartilhada a ele seguindo estes passos:
Se a opção Adicionar estiver desabilitada, você provavelmente tem várias contas do Exchange configuradas no mesmo perfil do Outlook. Para corrigir isso, crie um novo perfil e adicione apenas a conta associada à caixa de correio compartilhada. Uma vez feito isso, a opção Adicionar deverá estar disponível.
Para criar um novo perfil no Outlook:
Com o novo perfil pronto, repita os passos para adicionar uma caixa de correio compartilhada. Para alternar seu perfil do Outlook, vá para Arquivo > Configurações de Conta > Alterar Perfil, e em seguida clique em OK para fechar o Outlook. Reinicie o Outlook, escolha seu perfil preferido e clique em OK.
Como Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook no macOS
Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao seu cliente Outlook no macOS é um processo direto. Veja como fazê-lo:
A nova caixa de correio compartilhada aparecerá como uma conta separada sob sua conta do Outlook existente.
Adicionar Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook Legacy para Mac
Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook legado para Mac é um pouco diferente. Veja como fazê-lo:
Como Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook na Web
Se você usa o Microsoft Outlook Online, siga estes passos para adicionar uma caixa de correio compartilhada:
