O mundo está caminhando para a digitalização, reduzindo a dependência de papel em diversas áreas, desde documentos oficiais e exames até pagamentos e assinaturas.
A transformação digital trouxe uma verdadeira revolução para vidas e ambientes de trabalho, permitindo a escolha de assinaturas eletrônicas como alternativa.
A prática de assinar documentos com caneta está perdendo espaço rapidamente. A pandemia da COVID-19 acelerou essa mudança, impulsionando o trabalho remoto e tornando as assinaturas eletrônicas praticamente a única opção viável.
Nesse contexto, o uso de assinaturas tradicionais tornou-se impraticável, tanto para uso pessoal quanto profissional, especialmente quando se lida com pessoas em localidades distantes.
Além disso, as assinaturas em papel demandam encontros presenciais, digitalização, impressão e envio por correio ou fax do documento para os envolvidos. Todo esse processo é cansativo, demorado e oneroso.
É nesse ponto que os softwares de assinatura eletrônica entram em cena, automatizando o processo e eliminando os inconvenientes.
Portanto, se o seu objetivo é otimizar a produtividade e os fluxos de trabalho, evitando os problemas associados à antiga prática de assinatura, esta é sua oportunidade.
Prepare-se para descobrir tudo sobre assinaturas eletrônicas, além de conhecer algumas das melhores ferramentas disponíveis.
O Que é uma Assinatura Eletrônica?
Uma assinatura eletrônica (eSignature) é uma forma digital de assinatura, utilizada para indicar a aprovação de um contrato ou documento em formato digital. O software que permite a assinatura de documentos online é chamado de software de assinatura eletrônica.
Com esse tipo de software, você pode enviar um documento do seu computador, tablet ou smartphone para diversas pessoas, que poderão assiná-lo online, eliminando a necessidade de seguir o processo tradicional.
O software eSignature possibilita a coleta e o armazenamento de assinaturas de forma simples, adicionando formulários de entrada aos documentos.
A segurança também é garantida, pois esses softwares verificam a assinatura e protegem todos os dados inseridos por meio de criptografia robusta. Provedores de software de qualidade também oferecem recursos adicionais de segurança, como registros de auditoria e autenticação.
Um exemplo comum é a assinatura que você faz ao receber uma encomenda, utilizando um celular ou tablet. Essa é uma assinatura eletrônica.
Pronto! Você já sabe o básico.
Alguns exemplos de uso:
- Contratos de venda
- Contratos com fornecedores
- Formulários de novos clientes
- Aprovações de clientes
- Ordens de alteração
- Integração de novos funcionários
- Documentos legais relacionados a propriedade intelectual
- Verificação de idade e consentimento dos pais
- Acordos de confidencialidade
As Assinaturas Eletrônicas São Legalizadas?
Uma questão importante que surge quando se fala em assinaturas eletrônicas é: elas são válidas legalmente?
A resposta é sim, sem nenhuma dúvida.
As assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica.
Em 2000, os Estados Unidos aprovaram a Lei ESIGN, que estabeleceu a validade jurídica das assinaturas eletrônicas para qualquer uso virtual. Outras regiões, como a Europa com o elDAS, seguiram o mesmo caminho.
Assim, empresas e profissionais autônomos não precisam mais depender de contratos em papel.
Como Isso Pode Ajudar Seu Negócio?
A popularidade das assinaturas eletrônicas cresce exponencialmente. De acordo com a Statista, o número de transações com assinatura eletrônica aumentou de 200 milhões em 2014 para aproximadamente 754 milhões em 2017. As projeções indicam um crescimento de 39%, podendo ultrapassar US$ 9.073 milhões em 2023.
Qual a razão desse crescimento?
Vamos analisar.
Agilidade no Fluxo de Trabalho para Economizar Tempo ⏱️
Com o uso de eSignature, o tempo necessário é reduzido, pois os documentos podem ser enviados instantaneamente online. Não há necessidade de esperar que a pessoa interessada esteja presente para assinar, o que pode atrasar o fluxo de trabalho.
Essa tecnologia é especialmente útil em setores como saúde e outros negócios críticos, onde a aprovação imediata é essencial.
Maior Comodidade 💯
Deslocar-se para lugares distantes apenas para obter aprovações é uma prática ultrapassada. A Internet e os softwares de assinatura eletrônica tornam possível obter aprovações de forma rápida, o que traz grande comodidade para ambas as partes.
Sustentabilidade 🌲
A produção de papel consome toneladas de árvores anualmente, degradando o meio ambiente. Ao eliminar o papel, estamos contribuindo para a preservação das florestas e do ecossistema para as futuras gerações.
Economia de Recursos ✂️
Além de economizar tempo, as assinaturas eletrônicas também reduzem custos. Não há necessidade de gastar recursos com viagens ou na compra de mais tinta e papel. Além disso, é possível liberar funcionários que antes se dedicavam à digitalização, impressão e entrega de documentos para outras atividades importantes.
Agora que você já conhece as vantagens de escolher assinaturas eletrônicas em vez de assinaturas físicas, vamos apresentar algumas das melhores opções de software disponíveis para que você possa colher os benefícios dessa tecnologia.
eversign
O eversign permite automatizar assinaturas internas e voltadas para o cliente, além de aprovações. A assinatura com essa ferramenta é segura e simples, podendo ser utilizada em qualquer dispositivo. É ideal para empresas de todos os portes e segmentos.
Ele possui um editor integrado com ferramentas úteis para modificar, assinar e enviar documentos rapidamente. O eversign também oferece uma API REST baseada em JSON, completa e eficiente, para automatizar as funcionalidades.
Os recursos são semelhantes aos de outras ferramentas, como modelos, rastreamento de auditoria, assinatura individual, integração e conformidade. Além disso, o eversign oferece recursos avançados de segurança e proteção de infraestrutura.
Você pode agendar documentos com expiração automática, removê-los permanentemente ou exportá-los para outro local privado. É possível adicionar até 25 membros em uma equipe ou gerenciar diversos negócios.
O plano gratuito permite 5 documentos por mês e 3 documentos via API. Os planos pagos começam em US$ 9,99/mês, com documentos ilimitados e recursos adicionais.
signNow
O signNow é uma excelente opção para gerar assinaturas eletrônicas em diversos cenários e otimizar o fluxo de trabalho. Com ele, é possível enviar documentos para múltiplos destinatários ou assinar seus próprios arquivos em poucos cliques. Sua API direta e eficiente permite incorporar assinaturas eletrônicas ao seu site ou aplicativo em questão de minutos.
Mesmo sem conexão com a Internet, é possível assinar documentos em qualquer lugar. O signNow permite solicitar informações ou documentos adicionais, definir notificações, convidar diversos destinatários em massa e estabelecer ordens de assinatura específicas para seus modelos.
É possível criar um link de assinatura exclusivo para documentos, adicionar seções de pagamento opcionais, personalizar mensagens de convite para assinatura e incluir cópias (CC) para destinatários que precisam de notificações, além de definir datas de validade. O signNow também notifica o remetente caso um destinatário se recuse a assinar o documento.
Ele está em conformidade com PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tipo II e 21 CFR Parte 11, e possui recursos de proteção avançada contra ameaças. O signNow oferece uma API RESTful que pode ser integrada rapidamente com outras ferramentas.
PandaDoc
O PandaDoc é uma plataforma para formalizar negócios com assinaturas eletrônicas válidas e convenientes.
Mais de 20 mil empresas já utilizam essa solução para economizar tempo e recursos, enviando propostas, orçamentos, contratos e cobranças que necessitam de aprovações.
O PandaDoc pode ser utilizado em qualquer lugar e dispositivo, agilizando o trabalho. A segurança é uma prioridade, e a plataforma utiliza tecnologia eSignature em conformidade com UETA e ESIGN, fornecendo um certificado eletrônico a cada documento assinado.
Com análises e notificações de documentos, você pode saber quando o cliente em potencial abre, visualiza ou comenta sobre os arquivos enviados. A plataforma oferece mais de 200 modelos profissionais para causar uma ótima impressão em sua empresa.
O PandaDoc também se integra a diversas outras ferramentas, como HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox e Slack, para otimizar seu fluxo de trabalho.
Nitro Sign
O Nitro Sign proporciona aos seus clientes uma experiência de assinatura eletrônica prática e eficiente.
Ele elimina limites de uso e custos por assinatura. Seja para contratos, planilhas, formulários ou outros documentos, o Nitro fornece as ferramentas necessárias para simplificar o processo de assinatura eletrônica.
A ferramenta é compatível com diversos navegadores web e dispositivos móveis, e está em conformidade com a legislação de assinatura eletrônica dos EUA. O Nitro Sign facilita a colaboração, permitindo o compartilhamento, revisão e anotação de documentos online na nuvem.
Com o Nitro Sign, é possível convidar pessoas para comentar documentos e acompanhar o fluxo de trabalho com análises e notificações em tempo real. Para garantir a segurança de documentos e dados, a plataforma utiliza autenticação de dois fatores, rastreamento de auditoria e certificações de conformidade, como HIPAA, SOC Tipo II e Privacy Shield.
O Nitro Sign ajuda a agilizar projetos e aprimorar a experiência do cliente, permitindo criar, combinar, converter e organizar arquivos PDF diretamente no dispositivo, eliminando erros humanos no processo.
Fill
O Fill é uma solução completa e versátil para assinatura eletrônica. É uma das opções mais simples para preencher arquivos PDF e enviar assinaturas com validade legal. A compatibilidade com diversos dispositivos, como computadores, iOS e Android, é um grande diferencial.
Os usuários do Fill têm a segurança de que seus dados estão protegidos, pois a plataforma atende a padrões globais de segurança e privacidade, seguindo as melhores práticas do setor. Por isso, o Fill é amplamente utilizado em setores como saúde, justiça, imobiliário e serviços financeiros.
Os dados dos usuários são armazenados de forma segura, com criptografia de nível militar e em conformidade com HIPAA. O Fill também oferece análises inteligentes, que podem ser muito úteis para diversas empresas.
DocuSign
O DocuSign acelera processos, desde contratos e propostas até faturas e aberturas de contas. Com ele, é possível enviar documentos e assiná-los online de forma segura, independentemente do dispositivo utilizado.
A plataforma permite eliminar tarefas manuais repetitivas, economizar custos e aproveitar recursos impressionantes. O DocuSign oferece aplicativos para Android, Windows e iOS, permitindo o trabalho de qualquer lugar.
É possível acompanhar o andamento dos contratos, definir lembretes para receber notificações automáticas e incluir campos padrão (data, assinatura) ou personalizar campos e salvá-los para uso futuro.
O DocuSign está disponível em 43 idiomas, e permite enviar documentos em 13 idiomas. Ele oferece recursos para padronizar todo o processo e economizar tempo, armazenando documentos utilizados com frequência e reutilizando informações como roteamento de destinatários e campos personalizados.
A plataforma se integra a mais de 350 ferramentas e softwares, incluindo Salesforce, produtos Google e SAP. A infraestrutura do DocuSign garante 99,99% de disponibilidade, essencial para o seu trabalho.
A segurança é uma prioridade, com tecnologias avançadas de criptografia de dados e conformidade com padrões globais, como a legislação da UE e dos EUA. O DocuSign também oferece registros de auditoria precisos para os documentos.
Os planos começam a partir de US$ 10 por mês.
Adobe Sign
O Adobe Sign é mais uma opção para você. Com essa ferramenta simples, você envia documentos com a mesma facilidade de um e-mail: basta enviar o arquivo, digitar o endereço de e-mail do signatário e clicar em ‘enviar’.
O signatário pode clicar no link enviado e assinar com um navegador em qualquer dispositivo, seja smartphone ou computador. A Adobe não exige inscrição ou download para facilitar a vida dos signatários.
Com o Adobe Sign, você acompanha o status das assinaturas, envia lembretes, visualiza auditorias detalhadas e cancela solicitações. A plataforma funciona com diversas ferramentas, permitindo enviar documentos a partir de soluções como Microsoft 365, Dropbox e Box.
Em termos de segurança, o Adobe Sign está em conformidade com PCI DSS, SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. A plataforma também suporta diversos formatos de arquivo, incluindo Adobe PDF e outros PDFs, MS Word, Excel, PowerPoint, Texto, WordPerfect, imagens (PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF, BMP), HTML e HTM.
SignEasy
Com mais de 10 anos de inovação, o SignEasy já ajudou mais de 35 mil organizações a automatizar o processo de assinatura com eSignatures. Esqueça a impressão, digitalização e envio de documentos por fax: utilize essa ferramenta intuitiva, que oferece uma excelente experiência de assinatura.
Basta inserir assinaturas em um documento usando o dedo, caneta ou mouse, ou fazer upload de uma imagem da assinatura feita em papel. É possível enviar documentos em sequência paralela ou serial para várias pessoas, permitindo que elas assinem em uma ordem específica, uma por uma ou simultaneamente.
Você pode acompanhar o andamento dos envios de documentos, verificar quem precisa assinar ou quem já assinou, enviar notificações push ou e-mails de lembrete e ser notificado quando alguma ação for realizada. Outros recursos incluem integração, conformidade, reconhecimento global, segurança avançada com autenticação por impressão digital, senhas e certificação SSL.
O SignEasy suporta formatos como MS Word, Excel, PDF, Pages e PNG. Também é possível salvar documentos não finalizados para edição posterior e acessar arquivos offline. Importe documentos da nuvem, cartões SD, e-mails ou outros aplicativos.
A qualidade das assinaturas é alta, assemelhando-se a assinaturas físicas. Você pode reutilizar modelos existentes, adicionar imagens, anotações, iniciais, textos e definir campos personalizados e rodapés de e-mail para agilizar o trabalho. O SignEasy está disponível em 24 idiomas. Você pode fazer um teste gratuito de 14 dias.
HelloSign
Com a confiança de milhares de indivíduos e empresas no mundo todo, o HelloSign é uma solução prática e eficiente para assinaturas eletrônicas. Atualmente, ele faz parte do Dropbox, permitindo que você aproveite o poder de ambas as plataformas.
Ele está disponível como interface web, extensão para Salesforce ou API amigável ao desenvolvedor.
O HelloSign oferece recursos como a reutilização de documentos de assinatura como modelos, identidade visual personalizada, anexos de signatários, white-labeling, gestão de equipes, assinaturas eletrônicas incorporadas e integração com Salesforce. A plataforma está em conformidade com HIPAA, garantindo a privacidade dos dados.
Os planos começam em US$ 15/mês no plano anual. Você pode testar o HelloSign gratuitamente sem inserir dados do cartão de crédito.
Docsketch
O Docsketch é uma ferramenta gratuita para criar assinaturas eletrônicas de forma rápida e intuitiva. Sua interface simples e fácil de usar torna a ferramenta acessível para todos, independentemente de suas habilidades. O Docsketch armazena e protege seus documentos assinados contra adulteração.
O Docsketch está em conformidade com as leis de assinatura eletrônica dos EUA e globais. Ele permite definir a ordem de assinatura dos documentos, com notificações automáticas para os signatários. A plataforma também permite visualizar quantas pessoas ainda precisam assinar o documento.
É possível transformar documentos em modelos reutilizáveis, que podem ser acessados a qualquer hora e lugar. Para cada arquivo assinado, um relatório detalhado com informações legais é gerado. A plataforma possui detecção automática de linhas em branco, facilitando o posicionamento correto dos campos e tornando a criação de documentos para preenchimento mais rápida e eficiente.
Com o recurso “Enviar como documento de vendas”, é possível obter aprovação de documentos como orçamentos e propostas. Se o destinatário estiver pronto para aprovar, ele clica no botão ‘Aprovar’ e é guiado pelos próximos passos.
Dicas Extras para Escolher um Bom Software de Assinatura Eletrônica
Embora as ferramentas apresentem funcionalidades semelhantes, cada uma tem características únicas na forma de fornecer soluções. Por isso, escolher pode ser confuso. Por isso, analise alguns pontos antes de tomar a decisão final:
- Volume de documentos: determine com que frequência você envia documentos que precisam de assinaturas eletrônicas. Se o volume for baixo, não faz sentido escolher um software que ofereça uma grande capacidade. Escolha o software de acordo com sua necessidade.
- Conformidade: não confie cegamente em qualquer solução. Verifique o nível de segurança e as regulamentações de conformidade que o software atende. Ele deve verificar a autenticidade, fornecer rastreamento de auditoria e outros recursos importantes para comprovar sua validade.
- Integrações e API: verifique a facilidade de integração do software com ferramentas de terceiros que você já utiliza. Descubra se ele oferece uma API personalizável para incorporar a funcionalidade de assinatura eletrônica diretamente em seu aplicativo ou site.
- Multiplataforma: escolha um software compatível com diferentes plataformas. O envio de um contrato a partir de um smartphone Android e a assinatura em um macOS não devem causar problemas.
- Tipos de documentos: o software eSignature deve suportar diversos tipos e formatos de documentos, para que não haja problemas durante o processo.
Conclusão
As assinaturas eletrônicas se tornaram indispensáveis para empresas e indivíduos modernos. Elas foram amplamente aceitas pelas empresas e contam com o apoio de regulamentos de conformidade, essenciais para lidar com clientes de diferentes países.
Se você ainda não aproveitou essa tecnologia, ainda há tempo. Adquira um software de assinatura eletrônica agora e acelere seu fluxo de trabalho!
Em seguida, crie sua assinatura de e-mail.