8 software de automação de tarefas para otimizar tarefas repetitivas

O software de automação de tarefas reduz o trabalho manual e aumenta a produtividade na maioria das empresas que usam tecnologia de forma digital ou física!

A automação é a fruta mais fácil para proprietários e gerentes de negócios quando eles precisam reduzir custos indiretos sem comprometer a produtividade e a produção.

De aparelhos de consumo, bens e fabricação de veículos à codificação de software, toda a indústria se beneficia da automação de tarefas e processos.

Se você é novo na automação de tarefas ou já usa automação, mas deseja tornar os cenários de automação existentes mais eficientes, você chegou ao lugar certo!

Este artigo descreve algumas excelentes ferramentas de automação de tarefas que são usadas por pequenas e médias empresas, startups e empresas. Além disso, você aprenderá mais sobre as etapas e os benefícios da automação de tarefas. Então, comece a ler!

O que é automação de tarefas? 👩‍💻

A automação de tarefas é o uso de software ou algoritmos de programação para concluir tarefas manuais repetitivas e preditivas usando computadores, smartphones, tablets ou computadores de placa única (SBCs) como Raspberry Pi.

Ele aprimora a consistência e a precisão dos fluxos de trabalho. Sem falar que a automação de tarefas traz uma eficiência extraordinária para as tarefas mais complexas. Obviamente, minimiza o trabalho manual necessário para produzir um resultado específico, ao mesmo tempo em que simplifica todo o negócio ou projeto comercial.

A automação de tarefas não remove completamente o envolvimento de humanos. Isso apenas reduz a necessidade de intervenção manual por parte da força de trabalho da sua empresa, enquanto eles podem investir tempo no aumento das vendas, na melhoria das métricas de marketing e, por fim, na geração de mais receita.

As etapas para automatizar uma tarefa de negócios 🏦

A automação de tarefas de negócios depende muito de condicionais, um segmento de programação de computador que resolve os problemas IF Then Else (também conhecido como If This Then That).

No entanto, você não precisa entrar na codificação porque existem ferramentas de arrastar e soltar para automação de tarefas. Você pode criar receitas de automação altamente complexas sem escrever uma única linha de código.

Aqui estão os passos a seguir para a maioria das ferramentas mencionadas neste artigo ou encontradas em outros lugares na web:

#1. Crie um fluxo de trabalho para tarefas repetitivas

Primeiro, você precisa identificar se o processo de negócios é repetitivo. Dê uma olhada no seguinte fluxo de trabalho para gerenciamento de projetos na Asana. É um ótimo exemplo de receita de automação:

  • O gerente de projeto adicionou uma tarefa na Asana.
  • Eles também adicionaram um cessionário na Asana.
  • O aplicativo Google Agenda do responsável mostrará automaticamente esta tarefa como um agendamento de tarefas.

Você pode usar sua imaginação e criatividade para criar fluxos de trabalho como este.

#2. Escolha um aplicativo de gatilho e adicione eventos de gatilho

A maioria dos softwares de automação de tarefas solicitará que você selecione um aplicativo acionador e um evento acionador que iniciará o fluxo de trabalho automatizado. No exemplo acima:

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  • Evento de gatilho: adicionou uma nova tarefa e atribuiu um membro da equipe

#3. Escolha um aplicativo de ação e eventos de ação

Agora, basta selecionar o Google Calendar como o Action App e Add Calendar Event como o Action Event.

#4. Publicar a Automação

A ferramenta de automação realizará vários testes e autenticação de conta durante todo o processo. Quando você perceber que a automação de teste está funcionando conforme o esperado, publique a receita.

A partir de agora, o aplicativo de automação de tarefas reservará automaticamente o espaço de calendário dos membros de sua equipe quando você atribuir uma nova tarefa. Não há necessidade de persegui-los ou enviar e-mails de lembrete!

Benefícios da automação de tarefas 👍

As vantagens que sua empresa desfruta com a automação de tarefas dependem de setor para setor. Mas os seguintes são os benefícios comuns em qualquer setor:

  • Acelera tarefas repetitivas. Se você puder prever as etapas exatas de uma tarefa, o software poderá reproduzir essas etapas e você poderá relaxar enquanto o programa executa as tarefas uma após a outra.
  • Você pode salvar sua força de trabalho de esgotamento e fadiga usando um código algorítmico para executar tarefas repetitivas.
  • As pessoas tendem a cometer pequenos erros, como erros de digitação, ao trabalhar nas mesmas etapas de uma tarefa repetidamente. Mas esses erros podem se tornar fatais para seus clientes. Você pode empregar software de automação de tarefas para executar tarefas repetitivas e salvar sua empresa de perdas de reputação.
  • Essas ferramentas liberam sua força de trabalho do trabalho manual para que você possa qualificá-los e alocá-los em outros departamentos geradores de receita, como vendas, marketing, upselling e atendimento ao cliente.
  • A maioria das indústrias de bens de consumo, eletrodomésticos e manufatura automotiva usa uma combinação de algoritmos e braços robóticos para automatizar toda a linha de produção. Reduz principalmente os custos de produção.
  • A automação de tarefas garante que seu processo de negócios digital seja consistente com suas políticas corporativas, como a automação do fluxo de trabalho de documentos para criar e aprovar documentos comerciais.
  • Você ganha mais controle sobre as operações de negócios e linhas de produção. Durante emergências, você pode invocar facilmente soluções de recuperação de desastres, como transferir o aplicativo de nuvem para outro provedor de nuvem ou as necessidades de fabricação de uma fábrica não afetada.
  • Por fim, o benefício mais procurado é um melhor ROI em processos de negócios manuais, como marketing digital, marketing por e-mail, integração de clientes on-line, verificação KYC digital e muito mais.

Agora você conhece a definição de software de automação de tarefas, suas etapas e seus benefícios. É hora de explorar algumas ferramentas populares para automação de tarefas sem esforço e acessível para qualquer negócio ou uso pessoal:

Pipefy

Quando se trata de automatizar suas tarefas ou fluxo de trabalho, o Pipefy está aqui para você. Além da automação, você pode criar e modificar qualquer tipo de fluxo de trabalho nesta plataforma com o escopo de dimensionamento sem fim e sem esforço. Com sua interface visual intuitiva, o processo de automação torna-se contínuo.

Como resultado, a eficiência da equipe aumenta e eles podem aproveitar ao máximo seus aplicativos. Ele também ajuda você a gerenciar mudanças rápidas no fluxo de trabalho devido ao feedback do cliente ou a novos requisitos internos.

Agora, você depende menos de rastros de e-mail e planilhas, pois este software de automação permite evitar erros ao eliminar entradas de dados duplicadas.

O Pipefy permite que você crie um fluxo de trabalho do zero usando seu editor visual ou escolha qualquer um de seus modelos para personalizar de acordo com suas necessidades. Além disso, os painéis e relatórios personalizáveis ​​dessa ferramenta são úteis para rastreamento de KPI, monitoramento de status e identificação de novas oportunidades.

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Este aplicativo permite que você amalgame, classifique e encaminhe solicitações, recebimentos e tíquetes recebidos, independentemente de suas origens. Ele oferece suporte à colaboração colocando todos os membros da equipe na mesma página e determinando a permissão do usuário para visibilidade e colaboração.

Zoho Flow

Você está cansado de gerenciar vários aplicativos individualmente para suas equipes? O Zoho Flow permite automatizar fluxos de trabalho e tarefas de negócios conectando os aplicativos que você usa. Agora, livre-se de quaisquer silos de informação com o recurso de integrações inteligentes deste software.

O aplicativo conecta todos os aplicativos para que todos os e-mails, registros e relatórios se movam em um fluxo ininterrupto. Você pode projetar fluxos personalizando coleções de fluxo pré-construídas para máxima produtividade e realização de tarefas de rotina.

Além disso, não há necessidade de se esforçar na codificação de integração complexa, pois seu construtor dinâmico permite definir um gatilho e ações por meio de integração perfeita. As equipes podem até criar fluxos de trabalho que se conectam entre departamentos para uma melhor orquestração de negócios.

Além disso, as organizações podem criar integrações personalizadas com essa ferramenta em diferentes funcionalidades de negócios. Alguns dos principais aplicativos suportados são Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox e Salesforce.

Wrike

Se sua equipe está cansada de executar processos tediosos que afetam a produtividade, é hora de optar pelo Wrike. Seu poderoso e eficiente Automation Engine pode automatizar os fluxos de trabalho diários para que você possa lidar com as atividades mais vitais para o seu negócio.

As empresas podem criar regras para tarefas repetitivas usando gatilhos e ações para processos de trabalho mais rápidos e inteligentes. Além disso, a ferramenta alerta e atualiza você automaticamente para dimensionamento mais rápido, simplificação de processos e redução de erros.

Quando você usa o Wrike, ele move automaticamente a tarefa para o próximo estágio do fluxo de trabalho, dependendo da prioridade, status e risco da tarefa. Como todos os membros da equipe têm visibilidade total dos fluxos de trabalho, haverá transparência.

O aplicativo também possui recursos como @mentions, notificações e lembretes para uma melhor colaboração.

ClickUp

Com o recurso ClickUp Automations, você pode automatizar prontamente suas tarefas de rotina e ajudar sua equipe a se concentrar em trabalhos mais importantes.

Usando esta plataforma, pode-se criar tarefas em mais de 100 maneiras. Além de criar automação personalizada, permite automatizar tarefas relacionadas a Atribuídos, Status, Prioridades, Datas, Criação e Movimentação.

Além disso, ele permite que você atribua tarefas, altere status, publique comentários e realize inúmeras outras atividades. Os usuários podem escolher a ação que ocorrerá durante um gatilho de automação e, assim, economizar seu precioso tempo.

ClickUp Automations oferece suporte a vários aplicativos externos, incluindo Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform e Airtable, para criar um fluxo de trabalho único, mas compartilhado. Acima de tudo, garante a segurança dos dados do usuário com uma plataforma segura e oferece um alto nível de uptime.

Automação do Jira

Você está procurando uma solução de automação de tarefas que o ajude a se concentrar em suas tarefas importantes? Escolha o Jira Automation para automatizar qualquer tarefa ou fluxo de trabalho do seu negócio com apenas alguns cliques.

Com esta plataforma, as possibilidades são infinitas – você pode usá-la para automatizar atribuições de tarefas para sincronizar tarefas entre departamentos.

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Também não precisa que você escreva códigos. Selecione qualquer um de seus mais de 100 modelos (DevOps, Slack, Business, Global etc.) e comece a criar regras de automação em minutos. Além disso, você pode usar seus guias e vídeos para iniciar o processo.

As empresas podem usar este software com outras ferramentas de negócios populares, como MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.

Zapier

Com 5.000 aplicativos e automação infinita, o Zapier é a solução ideal para automação de tarefas para marcas renomadas como Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable e muito mais. É um software de automação de tarefas sem código com os seguintes recursos notáveis:

  • Automação em várias etapas que pode incluir até 100 aplicativos
  • Lógica se/então simples para programação condicional em um espaço de trabalho visual
  • Criação de receitas de automação totalmente de arrastar e soltar
  • Vários filtros para que você possa fazer receitas de automação complexas
  • Formate seus dados dentro da fórmula de automação usando a função Formatador

No momento da redação deste artigo, a plataforma de integração de aplicativos é adequada para funções comerciais como vendas, tecnologia da informação (TI), proprietários de pequenas empresas e profissionais de marketing on-line.

Ao falar de fluxos de trabalho de negócios, você pode usar as integrações de aplicativos do Zapier ou Zaps para comunicações com clientes, gerenciamento de dados, gerenciamento de leads e processos de negócios.

Tallyfy

O Tallyfy é altamente adequado para empresas com um volume maior de documentos, arquivos e dados do que outras. O próprio desenvolvedor da plataforma de automação enfatizou a automação de tarefas para formulários online, fluxos de trabalho de negócios, processos, tarefas, aprovações de documentos e muito mais.

Possui integrações e webhooks para vários aplicativos empresariais e profissionais, como e-mail do Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau e muito mais.

Além disso, o software de automação de tarefas oferece suporte a ferramentas de automação de terceiros, como Zapier Connector e Power Automate. Portanto, se você não encontrar uma integração para seu aplicativo de negócios no Tallyfy, poderá integrar o aplicativo ao Power Automate ou Zapier e operá-lo no Tallyfly.

Nintex

Quando se trata de usar uma plataforma de automação completa, o Nintex é a escolha ideal para empresas. Essa ferramenta permite que os usuários automatizem tarefas manuais e diárias e gerenciem o fluxo de trabalho do negócio por meio da automação robótica de processos.

Tudo o que você precisa fazer é descobrir os processos que requerem automação e começar a automatizá-los com alguns cliques – e sem absolutamente nenhum código. Não há necessidade de usar formulários em papel, pois as empresas podem coletar informações digitalmente de formulários e smartphones.

Além disso, o Nintex permite a assinatura eletrônica em seus documentos e permite gerar documentos sempre que necessário automaticamente. Você também pode se tornar parte de sua rede global de parceiros para uma automação rápida e bem-sucedida.

Palavras Finais

A automação de tarefas é o segredo da produtividade, eficiência e lucratividade dos negócios. Ele ajuda você a evitar penalidades por erros e concluir tarefas físicas ou digitais mais rapidamente. No entanto, o sucesso na automação está no software que você está usando para escrever processos automatizados ou receitas de tarefas.

Experimente o software de automação de tarefas acima e escolha um que se adapte ao seu domínio de negócios e às necessidades de estilo de automação.

A seguir, você pode conferir as ferramentas de automação de contas a pagar.