8 melhores ferramentas de software de compras para pequenas e médias empresas

Simplifique seu processo de aquisição de SMB com esses aplicativos de software de aquisição de primeira linha.

O gerenciamento do processo de aquisição é complexo, pois envolve compras, estoque, pedidos, faturas, fornecedores, pagamentos e muito mais. Mas, ao mesmo tempo, é vital para o sucesso da empresa. É por isso que as empresas precisam automatizar e gerenciar esse processo com aplicativos.

Se você esperar até o último momento para implantar o software de compras em sua empresa, haverá consequências do processamento manual. Portanto, é aconselhável começar a implementar essas ferramentas assim que você perceber o atrito de processos manuais ineficientes.

Vamos nos aprofundar nos fundamentos do software de compras e aprender sobre as melhores ferramentas nesse domínio.

O que é um software de aquisição?

Aquisição significa encontrar e adquirir os bens e serviços de que uma empresa precisa. Assim, o software de aquisição refere-se a uma solução de negócios que automatiza diferentes fases do processo de aquisição.

Seja na análise de despesas, na gestão de contratos ou na realização de pagamentos, essas ferramentas podem ajudar você a ter total controle sobre cada operação do processo. Eles também podem se integrar a várias plataformas de ERP para tornar o processo mais suave.

Além disso, algumas ferramentas também permitem que todos os funcionários acessem e executem tarefas a partir de uma unidade central com permissão do usuário pepper.

O que essas ferramentas fazem?

Um aplicativo de software de aquisição pode executar várias tarefas para tornar o processo de aquisição sem esforço para sua equipe. Os funcionários podem solicitar compras de qualquer lugar e se comunicar com os membros da equipe. Aqui estão as principais tarefas que este software pode executar:

  • Gerar uma ordem de compra e verificá-la
  • Automatize a transmissão de pedidos de compra eletrônica
  • Lembrar você de pedidos de compra e cancelamentos recentes
  • Envie ordens de compra pendentes ao pessoal apropriado para ação adicional
  • Realizar transações financeiras e de estoque após a chegada do pedido
  • Evite faltas pontuais mantendo um estoque
  • Colete dados e analise tendências para obter o máximo de lucratividade
  • Simplifique o processo de padronização em diferentes plataformas

Agora, vamos discutir quando você usa ferramentas de software de compras.

Quem usa o software de compras?

Você precisaria de um software de aquisição ao comprar matérias-primas, hardware de computador, material de escritório, etc., em grandes quantidades ao longo do ano. Portanto, qualquer empresa que compra suprimentos com frequência de fornecedores terceirizados e deseja tornar o sistema de compras transparente.

Você encontrará principalmente as seguintes empresas usando ferramentas de aquisição:

  • Fabricantes de bens de consumo e eletrodomésticos
  • Fabricantes de veículos
  • comércio eletrônico e negócios de varejo

Mas existe um negócio especializado que também usa esse software, que são os consultores ou agências de compras.

A maioria das marcas terceiriza suas operações de aquisição para essas agências por conveniência e acessibilidade. Empresas como Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., são líderes em consultoria de compras.

Como o software de compras ajuda as empresas?

#1. Automação de compras

A automação de processos de negócios é evidente em todos os domínios, incluindo compras. Você pode automatizar com sucesso toda a operação de aquisição usando o software de aquisição.

Da descoberta do fornecedor ao registro, da seleção do produto à verificação de qualidade e, finalmente, à assinatura do contrato, tudo se resume a um único software.

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Na maioria dos casos, a ferramenta processa automaticamente as solicitações internas de compra de suprimentos. Necessita apenas da aprovação de um gestor antes de enviar a ordem de compra.

#2. Transparência na compra

As partes interessadas nos negócios, como gerentes e CFOs, podem observar as tendências de compra a partir de um software central. Não há necessidade de passar por obstáculos para obter relatórios sobre aquisições.

Além disso, a ferramenta acompanha todas as etapas até a finalização do negócio, garantindo transparência corporativa de alto nível para evitar a corrupção.

#3. Otimização de Aprovação

Essas ferramentas vêm com algoritmos inteligentes para separar as ordens de compra genuínas do desperdício. Portanto, os gerentes de aprovação recebem apenas solicitações de compra que são genuínas na maioria das vezes. Posteriormente, os gerentes podem aprovar rapidamente os pedidos de compra.

#4. Visibilidade para gastos

O painel de ferramentas mostra instantaneamente os gastos gerais da empresa com a compra de suprimentos, quem são seus fornecedores, quanto você está pagando a eles e assim por diante. Ajuda você a orçar projetos, economizar em compras desnecessárias, etc.

Recursos a serem observados ao escolher o software de aquisição

A maioria das ferramentas de aquisição oferece um conjunto padrão de funcionalidades. No entanto, antes de comprar um, certifique-se de que ele forneça pelo menos os seguintes recursos:

  • A ferramenta deve vir com um painel de gerenciamento de fornecedores onde você pode integrar novos fornecedores ou revisar contratos com os existentes.
  • Será conveniente se o software também oferecer uma função de descoberta de fornecedores.
  • Deve haver um utilitário de gerenciamento de risco que bloqueie gastos desnecessários ou ordens de compra indevidas.
  • Sua ferramenta de aquisição deve vir com uma funcionalidade de auditoria para que você possa auditar ordens de compra, pagamentos de fornecedores, etc.
  • A melhor ferramenta de aquisição também oferece uma funcionalidade de orçamento onde você pode inserir um orçamento mensal ou trimestral e manter as compras dentro desse valor.
  • Também deve haver uma funcionalidade de comunicação que notifique o usuário do software sobre novos pedidos de compra, faturas, pedidos vencidos, etc.
  • É bom que o aplicativo ofereça uma versão móvel para rastreamento de gastos, aprovações de pedidos, finalização de negócios e muito mais.
  • Um software de aquisição confiável deve permitir que você defina a política corporativa de compras.
  • Por fim, a ferramenta deve permitir que os representantes de aquisição criem fluxos de trabalho de aquisição personalizados se o software não tiver modelos para determinados cenários de compra.

Agora que você conhece o conceito dessa ferramenta e as tarefas que ela pode executar, veja os melhores aplicativos de software de compras que as PMEs podem usar.

Precoro

Se você pertence a uma equipe pequena ou média, a Precoro pode ajudá-lo na simplificação do processo de compra e na eliminação do trabalho manual. Isso economiza tempo e dinheiro valiosos e permite que você se concentre em assuntos mais urgentes.

Este software inovador e incrivelmente rápido pode otimizar o sistema procure-to-pay de sua organização para uma melhor eficiência do trabalho. Ele lida com eficiência com as tarefas envolvidas no processo de compra, como requisição, pedido e faturamento.

Além disso, a Precoro melhora seu sistema de compras melhorando seu fluxo de trabalho de aprovação. Etapas do fluxo de trabalho, como processo de solicitação, ordens de compra, aprovação, cobrança e gerenciamento de faturas, podem ser feitas eletronicamente com esta ferramenta.

O aplicativo também facilita muito o controle do processo, a aprovação e a análise de despesas em trânsito.

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Usando esta solução confiável, as empresas podem ter relatórios regulares e análise de dados. Os relatórios detalhados e abrangentes cobrem todos os processos de fluxograma e dados de aquisição.

Além disso, esses relatórios permitem que você rastreie e resolva erros, personalize os formatos dos relatórios para as partes interessadas e exporte dados em tempo real para análises contábeis e financeiras.

Kissflow

Você quer ter controle sobre o processo procure-to-pay, mas com flexibilidade suficiente? O Kissflow permite que você tenha isso com sua solução simples e personalizável. Para requisições de compra, oferece formulários fluidos para que você possa coletar, aprovar e acompanhar as solicitações de compra.

Uma vez aprovado o pedido, ele automaticamente gera pedidos e emite pedidos de compra. Para gerenciamento de fornecedores, esta ferramenta oferece um portal eficiente para integração, gerenciamento e manutenção de fornecedores.

À medida que você usa este aplicativo, a aprovação de faturas em movimento torna-se possível. Ele também suporta correspondência tridirecional automatizada, verificando faturas com contratos, ordens de compra e folhas de registro de serviços.

O Kissflow também pode gerar insights baseados em dados e acionáveis ​​sobre tendências de compra, gastos e desempenho do fornecedor. Usando este software, os usuários também podem gerar relatórios instantâneos que incluem parâmetros personalizáveis.

Ele também oferece suporte à integração perfeita com várias ferramentas de terceiros. Livre-se de qualquer redundância usando-o com vários aplicativos ERP e financeiros, incluindo Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP e NetSuite. Esta solução também permite que você use plugins e APIs poderosos.

Aquisição de equipe

Como SMB, é hora de simplificar o processo de compras com o Team Procure. No entanto, este software também pode atender às necessidades de empresas que lidam com operações complexas de aquisição em nível internacional.

Essa plataforma única baseada em nuvem pode lidar com todas as suas aprovações, ordens de compra e estoque. Quando se trata de solicitações de compras, a solução pode classificá-las de acordo com orçamento, departamento e gravidade. A partir dessas solicitações, os usuários também podem gerar pedidos de compra e monitorar cronogramas de entrega.

O Team Procure também oferece um recurso de matriz de preços, com o qual as empresas podem gerenciar as ofertas feitas por vários fornecedores comprados do menor lance. Como diferentes organizações têm necessidades variadas, isso permite que as organizações criem fluxos de trabalho de aprovação personalizados.

Aqui, a integração dos fornecedores e fornecedores é fácil. Além disso, possui KPIs integrados para rastreamento de desempenho. Mesmo que tenha armazéns em várias localizações, esta ferramenta ajuda-o a ter um sistema integrado de gestão de armazéns. Você pode até mesmo integrar seu serviço ao seu sistema existente por meio de API personalizada.

Procurement Express

O ProcurementExpress é um software de aquisição ideal que pode agilizar todos os fluxos de trabalho relacionados. Ele também ajuda a eliminar processos manuais demorados, rastros de papel e possíveis incidentes de fraude.

Seu inovador sistema de aprovação permite definir despesas máximas e determinar cadeias de aprovação. As empresas também podem atribuir níveis de aprovação predeterminados a diferentes funcionários. Além disso, as organizações podem personalizar e automatizar todas as etapas de uma cadeia de aprovação para otimizar a eficiência.

O aplicativo permite que você crie pedidos de compra rápidos e precisos com base em seu relacionamento com fornecedores individuais. Você pode incluir campos necessários e menus suspensos para criar POs profissionais e contextuais.

De acordo com a estrutura financeira da sua empresa, você pode alocar custos em diferentes localidades para evitar gastos excessivos. Usando o recurso de relatórios no aplicativo, os usuários também podem analisar os detalhamentos abrangentes das despesas. Além disso, a solução pode criar orçamentos para diferentes projetos e departamentos.

Procurify

Diga adeus aos processos em papel, aprovação lenta e soluções complexas com o Procurify. Este software proativo de gerenciamento de gastos oferece visibilidade e controle completos sobre as despesas da empresa.

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À medida que você usa essa ferramenta, torna-se possível aprovar todos os pedidos de compra de um só lugar. Aqui, você também pode visualizar os gastos em tempo real em relação aos orçamentos. Ele também oferece cartões de gastos físicos e virtuais para gastos contínuos.

O Procurify também oferece suporte à criação de um fluxo de trabalho para automatizar e rastrear todas as etapas da jornada de compra. Você também pode definir a permissão de compra com base no departamento e no local. A capacidade de classificar todos os pedidos de um fornecedor é outro recurso destacado dessa ferramenta.

O aplicativo pode realizar análises de desempenho do fornecedor para que você possa tomar decisões de compra e negócios informadas. Aqui, você pode importar itens e detalhes do catálogo, incluindo imagens.

Essa solução se integra diretamente com seus aplicativos de negócios favoritos, como Amazon Business, Oracle, Quickbooks e Slack.

Coupa

O Coupa é uma plataforma que oferece a visibilidade e o controle de gastos necessários para a gestão do processo de compras. Escolher esta solução para sua empresa significa que você pode adquirir com a facilidade de compra do consumidor, economizando o tempo valioso de seus funcionários.

Os principais recursos deste aplicativo são:

  • Simplificação dos processos de requisição de compra e pedidos
  • Rastreamento de pedido de compra em tempo real
  • Alertas para preços com desconto e outros benefícios
  • Formulários flexíveis para inserir dados para serviços baseados em SOW
  • Dashboard para gestão orçamentária em tempo real

Além disso, a ferramenta suporta a aprovação por e-mail e celular. Além disso, as empresas podem usá-lo para gerenciamento de estoque e contrato.

termômetro

Com o Bellwether, você pode tornar o processo de aquisição transparente e rápido. Isso ajuda você a acabar com aprovações verbais e longas comunicações por e-mail e telefonemas.

Este software permite configurar requisições, ordens de compra e faturas com o mínimo de tempo e esforço. Recursos como fluxo de trabalho avançado e orçamento garantem maior visibilidade e controle sobre os gastos.

Esta ferramenta baseada em nuvem oferece a flexibilidade e personalização necessárias para suas necessidades. Se sua empresa precisa de vários idiomas ou campos personalizados, a Bellwether pode fornecer isso. Além disso, permite que você acesse o aplicativo fora do local.

PairSoft

O PairSoft é um software fácil de usar que as empresas podem usar para automatizar o fluxo de trabalho no processo P2P. Também é útil para ganhar visibilidade de gastos e ter um bom relacionamento com os fornecedores e vendedores.

O software pode ser implantado rapidamente em seu sistema ou ERP existente e usado com facilidade. Ele permite que você gerencie POs simplificando todo o processo. Você também obtém informações completas sobre gastos em todas as categorias.

O PairSoft também pode facilitar a comunicação em tempo real entre empresas e fornecedores. O processamento e validação de faturas são outras automatizações de tarefas que você pode fazer com este software. Ele também oferece suporte a análises e relatórios.

Palavras Finais

Nesta era de digitalização, é um desafio para as empresas gerenciar seus processos de aquisição sem nenhum software ou solução automatizada. Essas ferramentas podem abrir várias novas oportunidades em todas as etapas desse processo.

Além disso, os aplicativos garantem eficiência ideal mesmo quando você expande seus negócios. Confira a lista dos melhores softwares de compras para selecionar o mais adequado às suas necessidades. Além disso, você pode observar os recursos essenciais que uma ferramenta robusta para compras automatizadas deve ter.

Como um SMB, você também pode querer saber sobre as melhores ferramentas de gerenciamento de documentos.