Por muito tempo, os documentos têm sido um componente vital de qualquer indústria. A documentação comercial precisa ter crescido enormemente e se tornado mais complexa à medida que as empresas crescem.
Para utilizar os documentos de forma eficaz, as empresas devem categorizá-los e classificá-los com precisão; caso contrário, podem surgir problemas para os membros da equipe.
Neste mundo acelerado, é bom que exista um software de automação de documentos.
A automação de documentos é possível devido às tecnologias progressivas, que afetam a forma como as empresas lidam com a documentação e facilitam os processos de documentação manual trabalhosos e demorados.
No entanto, com muitas opções disponíveis, decidir qual é a melhor para sua empresa pode levar tempo. Alguns têm funcionalidades diferentes e alguns são adaptados a tipos de usuário específicos.
Por exemplo, os requisitos de automação de documentos de uma equipe de vendas diferem de um escritório de advocacia e cada um se beneficiaria de uma solução projetada para sua rotina diária normal.
Este post descobrirá mais sobre o melhor software de automação de documentos e como ele pode economizar horas.
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O que é Automação de Documentos?
A automação de documentos usa programas e softwares para construir documentos eletrônicos com a menor contribuição humana.
A automação de documentos ajuda a automatizar fluxos de trabalho, incluindo digitalização, armazenamento, extração, captura de dados e classificação de documentos.
Os usuários criam documentos conhecidos como “modelos” no software de automação de documentos. Esses modelos especificam como se deve adicionar, alterar ou remover documentos com base em entradas específicas.
A automação de documentos pode ser:
- Processamento de Documentos: É extrair informações pertinentes de diversos documentos, validá-las e transformá-las em dados enriquecidos para o usuário final. Cada estágio do ciclo de vida do documento é tratado durante o processamento do documento.
- Produção de documentos: isso envolve o uso de dados que já foram coletados ou recuperados como entradas para produzir propostas, contratos, cartas comerciais, faturas e muito mais.
Por que as empresas precisam de automação de documentos?
As empresas devem cuidar de muitos papéis, que podem ser caros para gerenciar de forma ineficaz.
O processamento de documentos fica mais acessível e conveniente com a automação. Veja as seguintes razões pelas quais as empresas precisam de automação de documentos:
Reduza o trabalho repetitivo de documentos
A automação de documentos reduz o tempo e o esforço dos funcionários gastos em procedimentos repetidos. Digitalização de documentos, extração de dados, classificação, indexação de documentos e armazenamento de dados são essenciais para que qualquer negócio funcione com eficiência. A automação de documentos faz tudo isso e muito mais.
Processe documentos mais rapidamente
O emprego de modelos personalizados pode reduzir o tempo gasto com papelada e agilizar o processo de processamento de documentos. Isso ajuda a estabelecer um procedimento de documentação que todos os membros da equipe podem seguir para colocar seu tempo e esforço em bom uso.
Menor taxa de erros
Documentos criados manualmente podem precisar ser copiados e colados, ou os mais recentes podem conter erros que devem ser corrigidos inúmeras vezes, exigindo árduo esforço humano e acrescentando atrasos desnecessários às operações.
Esses erros podem ser eliminados ou reduzidos consideravelmente com a precisão da automação avançada de documentos. Modelos predefinidos e tecnologias baseadas em IA que aproveitam a captura de dados facilitam a obtenção das informações necessárias e notificam o pessoal apropriado quando faltam dados.
Economia em despesas
As empresas que automatizam a criação de documentos, sem dúvida, lucrarão com custos mais baixos. A automação pode reduzir consideravelmente os custos totais, incluindo aqueles associados à impressão de documentos, construção de armários para documentos reais, etc., e melhorar o controle administrativo.
Melhora as interações com clientes e parcerias comerciais
Boas relações entre funcionários, fornecedores e consumidores são essenciais para o sucesso de qualquer organização. A manutenção de conexões positivas pode ser prejudicada se a criação manual de documentos estiver sujeita a erros, atrasos e inconsistências.
O acesso à documentação online torna o trabalho com mais fornecedores e o contato com mais consumidores mais simples e seguro. A facilidade de visualizar os papéis de qualquer local a qualquer momento promove melhores interações e ajuda a criar experiências individualizadas para o cliente.
Melhora a segurança e privacidade
Os sistemas de automação de documentos apresentam áreas de armazenamento digital integradas com as permissões de acesso necessárias para evitar a perda de documentos e melhorar a segurança dos dados.
Os setores jurídico e de saúde, por exemplo, podem proteger dados confidenciais de vazamentos e violações usando software de automação de documentos com medidas de segurança adicionais.
Como é mais eficiente do que o processamento manual de documentos?
Se você produz com frequência os mesmos tipos de documentos, como contratos, faturas ou relatórios mensais, pode enfrentar os seguintes problemas:
- É preciso muito tempo e esforço para coletar dados manualmente de várias fontes, realizar cálculos complexos e produzir visualizações para ilustrar os dados.
- É um desafio garantir que os documentos estejam totalmente livres de erros, mesmo depois de passar horas (ou dias) procurando por erros.
Esses problemas podem ser resolvidos usando um software de automação de documentos, que permite coletar dados automaticamente de várias fontes e organizá-los da maneira que desejar.
Como resultado, você pode criar qualquer relatório em frações de segundo e ter certeza de que todas as informações são precisas e livres de erros.
Características
#1. Acesso à Web
Os usuários devem ter acesso aos seus documentos de qualquer local nesta época em que a internet é tão amplamente utilizada. Na era da internet, o software de automação de documentos baseado na web oferece acesso rápido e simples a arquivos e pastas, o que é vital. Estes compreendem:
- Acesso através de dispositivos móveis para visualizar ou editar documentos
- Para armazenar documentos na nuvem, use o armazenamento em nuvem.
- Compartilhe pastas ou arquivos individuais com outras pessoas por meio do compartilhamento de arquivos.
#2. Arraste e Solte
Arrastar e soltar é um elemento essencial de qualquer sistema de automação de documentos. Você pode arrastar e soltar arquivos de um local para outro ou até mesmo de um aplicativo para outro.
#3. Pesquisa de documentos
Cada usuário tem muitos arquivos. Assim, eles precisam ser capazes de pesquisá-los rapidamente usando apenas algumas letras do termo de pesquisa. O software de automação de documentos ajuda a organizar o armazenamento de documentos para que seja simples recuperar papéis quando necessário.
Os usuários podem pesquisar facilmente o material armazenado usando a função de pesquisa de documentos.
#4. Versão do documento
O controle de versão é outro recurso crucial de um sistema de automação de documentos. Os usuários podem acessar as versões anteriores do documento, compará-las e reverter para uma versão anterior, se necessário, graças ao controle de versão.
#5. Bloqueio de arquivo
Um componente crucial do software de automação de documentos é o bloqueio de arquivos. Os usuários são impedidos de fazer alterações em um arquivo bloqueado até que a pessoa que o bloqueou o abra.
#6. Visualizador e editor integrados
Você pode visualizar e editar documentos usando o visualizador incorporado sem baixá-los ou abri-los em uma nova janela, economizando tempo eliminando a necessidade de alternar entre guias ou programas.
Quando o software percebe que outra pessoa está fazendo ajustes no arquivo, ele o bloqueia e o desbloqueia quando terminar.
#7. Avaliação e compartilhamento
Os usuários devem poder compartilhar documentos de forma segura e conveniente usando um bom software de automação de documentos.
Também pode ter um sistema de classificação que permita aos usuários atribuir um valor numérico a cada documento usando uma escala predeterminada. Esse método de classificação ajuda a rastrear quais documentos são apreciados pelos funcionários e quais precisam ser modificados.
#8. Privilégios de arquivos e pastas
Qualquer software de automação de documentos deve incluir privilégios de arquivo e pasta. Você pode gerenciar o que sua equipe pode fazer com os documentos em que está trabalhando, concedendo a eles direitos de edição.
#9. Vinculação de Documentos
O processo de vincular documentos, arquivos ou outras fontes de dados para que você possa acessá-los de um único local é conhecido como vinculação de documentos.
Esse recurso permite vincular um documento a qualquer outro registro pertinente no software de automação de documentos ou acessar uma cópia de outra.
#10. Gerenciamento de conteúdo inteligente
Os melhores sistemas devem ser atualizados perfeitamente em todas as contas e fontes de dados, editar modelos, criar fluxos de trabalho sob medida e aplicar regras que garantam precisão, conformidade e padrões de marca.
Além disso, algumas plataformas fornecem recursos de automação em lote que permitem que os usuários produzam centenas ou milhares de apresentações, declarações, relatórios e outros tipos de garantia de uma só vez, permitindo que os vendedores façam documentos técnicos sob demanda direcionados a segmentos específicos de clientes.
Produzimos uma lista das soluções mais populares com uma breve visão geral de seus principais recursos para ajudá-lo a evitar se perder na ampla variedade de opções de software de automação de documentos disponíveis.
DocuPilot
O Docupilot é um programa de automação de documentos fácil de usar e adaptável. Você pode usar dados disponíveis e modelos de criativos para criar documentos. O construtor de documentos integrado pode criar modelos personalizados.
Você também pode enviar por e-mail os documentos que você faz usando este software de automação para serviços como Dropbox, Zapier e Docusign.
Características
- Modelos predefinidos: o Docupilot contém modelos predefinidos que as empresas podem usar para formar cotações, contratos, faturas e outros documentos.
- Integração: CRM, formulários, bancos de dados online, pesquisas e RH são apenas algumas fontes de dados com as quais você pode vincular o software.
- Seguro: Com a ajuda do Docupilot, você pode proteger com senha e criptografar seus documentos. Você sempre pode garantir a privacidade de seus clientes, promovendo a tão necessária confiança do cliente.
- Fluxo de trabalho automático: Alguns dos fluxos de trabalho de documentos mais complicados em uma empresa são simplificados com o Docupilot. Para que você não precise repetir o processo de inserção de dados cada vez que redigir um documento, isso simplifica todo o processo.
O DocuPilot se destaca por seu custo comparativamente baixo, o que o torna mais acessível.
airSlate
Da geração de fluxo à análise de processos, o airSlate é um aplicativo de nuvem completo que pode gerenciar todas as etapas da automação de seus documentos. É também um utilitário sem código.
Sua equipe manual de processamento de documentos pode ser reduzida pela metade se você puder aproveitar ao máximo o aplicativo.
Características
- Flow Creator: A interface de usuário de arrastar e soltar do Flow Creator permite que você crie uma representação visual do fluxo de trabalho do documento (UI).
- eSignature: Formulários digitais, pesquisas, documentos e conteúdo podem facilmente ter eSignatures juridicamente vinculativas adicionadas a eles.
- Enquetes online: usando o recurso de pesquisas online, você pode fazer pesquisas públicas, documentos de teste de aplicativos beta e questionários.
- Automação de processos robóticos: você pode automatizar processos usando bots airSlate sem escrever uma única string de código.
Além disso, o airSlate possui uma extensa biblioteca com milhares de modelos de automação de documentos para a maioria dos setores.
PandaDocName
A criação, edição e assinatura de documentos podem ser feitas em um só lugar usando o PandaDoc.
Se você precisar de software de assinatura eletrônica, propostas automatizadas, ferramentas de vendas e marketing ou processamento seguro de documentos, o PandaDoc fornecerá as ferramentas necessárias para acelerar seu funil de negócios e assinar documentos rapidamente.
Para oferecer uma experiência de gerenciamento de documentos perfeita em muitas fronteiras digitais, o PandaDoc integra-se facilmente a mais de 30 aplicativos e contando.
Características
- Soltar e Arrastar: Fornece ao usuário opções padrão para arrastar e colocar em seu documento com base na categoria em vez da função de modelos.
- Assinatura Digital: Este é um dos recursos mais importantes, pois permite que os usuários assinem papéis digitalmente sem usar papel.
- Produzindo documentos: Os usuários podem criar aqui qualquer documento que desejarem e controlar outros conteúdos. Isso é perfeito se você precisar criar contratos comerciais, propostas, licitações e outros documentos.
- Arquivos de registro: Depois de terminar de criar seu documento, você pode categorizar e registrar arquivos.
Os clientes gostam da flexibilidade dos modelos do PandaDoc. Outro recurso fantástico que os consumidores consideram útil é o rastreamento e a análise de documentos.
Crove
Você pode projetar e automatizar todos os papéis da sua empresa usando o Crove. Com seu robusto editor de documentos, ele pode ajudá-lo a automatizar todos os seus documentos. Para automatizar qualquer documento, você pode adicionar variáveis, condições lógicas, fórmulas do Excel e assinaturas eletrônicas.
Ao centralizar suas operações de documentos no Crove, você pode ficar com ferramentas desnecessárias. Com sua biblioteca integrada de modelos, o Crove vai além da simples automação de documentos.
Características
- Cálculos: Use fórmulas em matemática para realizar cálculos diretamente nos campos de seus documentos.
- Formulários: crie sua pesquisa, inclua lógica para ocultar ou mostrar perguntas e permita que qualquer pessoa crie documentos respondendo às perguntas.
- Visualização Rápida: Preencha o questionário e confira seus documentos em tempo real.
- Postar formulários: Publique seus formulários em uma URL pública; qualquer pessoa pode criar documentos usando-os se obedecer às restrições que você definiu para o seu link.
O Crove pode ser sua ferramenta ideal se você procura um software gratuito de automação de documentos.
Documentar
O Documate é um software de automação de documentos sem código e fácil de usar para a montagem de documentos jurídicos.
Um grupo de advogados e tecnólogos criou a Documate inicialmente para auxiliar instituições de caridade de assistência jurídica na criação de fluxos de trabalho voltados para o cliente.
Principalmente os advogados usam este software. No entanto, qualquer empresa pode desenvolver papéis usando os recursos simples do Documate.
Características
- Formulários da Web: Os usuários podem criar formulários da Web exclusivos que inserem dados em documentos Word ou PDF.
- Pesquisa on-line: os usuários criam uma pesquisa e carregam documentos de modelo que se conectam aos campos do formulário de pesquisa.
- Incorporar: Com a ajuda do programa, os usuários podem gerar documentos a partir da entrada, distribuir os fluxos de trabalho desenvolvidos ou até mesmo incorporá-los em sites.
Esta plataforma de automação de documentos é adequada para profissionais e advogados que desejam uma solução sem código com uma interface do usuário simples.
Modelo
Grandes empresas podem organizar rapidamente o conteúdo e os ativos da empresa por meio deste software de automação de documentos – Templafy.
Ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência para os usuários finais automatizando a criação de documentos, o sistema garante a conformidade legal e da marca nos papéis.
Essa plataforma é perene e adaptável às infraestruturas de TI e de aplicativos em constante evolução usadas pelas empresas e organizações atuais.
Características
- Sistema baseado em permissão: Permite aos gerentes e equipes de compliance o gerenciamento com controle de qualidade sobre todos os ativos documentais, garantindo que os membros da equipe utilizem apenas as informações permitidas.
- Integração: os funcionários podem simplificar a criação de contratos, propostas e garantias de vendas em seus programas de processamento de texto com a ajuda das ferramentas de automação de documentos da Templafy, que se conectam aos aplicativos Microsoft Office e Google G Suite.
- Interface de administração: Os funcionários podem acessar ferramentas padrão de geração de documentos com a distribuição central de arquivos de modelo de escritório.
Empresas maiores podem utilizar o Templafy porque ele precisa de um mínimo de 50 usuários.
ExperLogix
Os usuários de negócios podem simplificar, melhorar e automatizar processos de documentos de missão crítica com a ajuda do software de automação de documentos abrangente e fácil de usar da Experlogix.
Características
- Fluxos de documentos: usando uma interface visual, você pode criar rapidamente fluxos de documentos que usam lógica condicional sem codificação.
- Projetando modelos: fornece as ferramentas necessárias para criar modelos dinâmicos orientados por dados e configurar fluxos de trabalho complexos.
- Coleta de dados digitais: Os Smart Forms da Experlogix são formulários de coleta de dados flexíveis, incorporados e baseados na Web que simplificam a entrada e o envio de informações por usuários ou clientes eletronicamente.
- Gerenciamento de saída: Os Serviços de Documentos oferecem métodos automatizados incrivelmente flexíveis para lidar com grandes volumes de saídas de documentos.
O Content Manager da Experlogix é um repositório seguro e organizado que torna mais fácil e rápido gerenciar, armazenar e recuperar ativos digitais, incluindo formulários e documentos PDF, logotipos, imagens e conteúdo multimídia.
Palavras finais
O software de automação de documentos é um acéfalo. Ao automatizar a criação de documentos semelhantes, sua empresa pode diminuir erros, economizar dinheiro e acabar com a tarefa cansativa e desagradável.
Em seguida, você pode conferir as melhores ferramentas de colaboração de documentos.