A adaptação a um novo ambiente profissional pode ser um desafio para qualquer pessoa, e um processo de integração mal planejado pode causar uma impressão desfavorável nos novos colaboradores.
Para criar uma primeira impressão positiva e agilizar a integração, as empresas têm recorrido a soluções de software especializadas.
Esses softwares de integração são ferramentas que auxiliam na gestão documental e no processo de adaptação, eliminando tarefas repetitivas e mantendo os colaboradores motivados.
Benefícios de utilizar um software de integração de funcionários
Um processo de integração confuso não apenas causa estresse nos novos funcionários, mas também pode indicar problemas na cultura organizacional, na comunicação interna e na gestão administrativa. A adoção de um software de integração pode simplificar esse processo para todos os envolvidos, oferecendo uma série de vantagens.
- Cria uma primeira impressão marcante, fortalecendo a cultura da empresa.
- Proporciona uma experiência personalizada, reduzindo a ansiedade dos novos colaboradores.
- Diminui os custos relacionados à rotatividade de pessoal.
- Assegura a conformidade com as normas e regulamentos no ambiente de trabalho.
- Otimiza e agiliza todo o processo de integração.
- Aumenta a produtividade dos novos contratados.
- Auxilia na automação de tarefas, simplificando o fluxo de trabalho do RH.
Recursos importantes a serem considerados em um software de integração
A seguir, apresentamos uma lista de funcionalidades essenciais que um sistema de integração de funcionários deve apresentar para atender às necessidades de sua organização.
Interface amigável: O software deve ter uma interface intuitiva e fácil de usar, não apenas visualmente atraente, mas também com um design que permita uma adaptação rápida pelos novos colaboradores.
Integrações: É crucial que o sistema se integre perfeitamente com outros softwares já utilizados pela empresa, garantindo que todas as ferramentas necessárias para uma integração eficaz estejam disponíveis.
Automação do fluxo de trabalho: Um software de integração eficiente deve automatizar o fluxo de trabalho, eliminando etapas desnecessárias. Isso permite que o RH supervisione o processo em todos os departamentos, garantindo que tudo ocorra de forma sistemática.
Autoatendimento do funcionário: Os novos contratados devem ter a capacidade de fornecer seus dados pessoais e profissionais, gerenciar documentos e realizar outras tarefas sem precisar de assistência externa.
Tecnologia baseada em nuvem: O software deve funcionar em um ambiente de trabalho remoto, permitindo que tanto os novos colaboradores quanto as demais partes interessadas acessem o sistema de qualquer lugar.
Dito isso, vamos explorar as opções de softwares de integração de funcionários mais populares disponíveis no mercado para identificar a solução ideal para sua empresa.
Freshteams
O Freshteams, da Freshworks, é uma ferramenta que possibilita às empresas criar uma experiência de integração personalizada para os novos colaboradores. Ele reduz significativamente o tempo gasto com a integração através da automação de diversas tarefas, como comunicação por e-mail, compartilhamento de documentos e coleta de informações.
Recursos:
- Listas de verificação de integração para atribuição de tarefas.
- Kit de boas-vindas para envio de documentos e manuais com um simples clique.
- Modelos de e-mail personalizáveis para automatizar o envio de mensagens.
- Integração com Signeasy e DocuSign para assinatura segura de documentos.
- Acompanhamento de tarefas pendentes no processo de integração.
Coassemble
O Coassemble oferece experiências de treinamento de integração de alta qualidade para novos funcionários, acelerando o processo de aprendizagem e melhorando o impacto nos resultados da empresa.
O sistema permite que as organizações criem cursos de integração envolventes sem a necessidade de conhecimentos em programação ou design. Seu recurso de análise fornece informações valiosas sobre o progresso e os resultados alcançados.
O Coassemble possui um conjunto abrangente de funcionalidades que podem reduzir o tempo de integração em até 41%:
Recursos:
- Modelos para dar as boas-vindas aos novos colaboradores.
- Listas de verificação para a integração de novos funcionários.
- Treinamento para os gerentes responsáveis pela contratação.
- Modelos de cursos para a integração de estagiários.
- Mais de 30 telas de aula para apresentar os cursos de integração de forma interativa.
Innform
O Innform oferece recursos de integração simples e personalizáveis que otimizam o tempo ao automatizar o processo de integração de novos membros da equipe. A integração pode ser adaptada para atender às necessidades individuais, atribuindo automaticamente módulos de treinamento.
Os recursos de automação do Innform permitem controlar a atribuição de pacotes de integração para alunos e grupos específicos. Também é possível criar pacotes de integração personalizados, incluindo cursos, questionários, chamadas e manuais.
Recursos:
- Painel centralizado para acompanhar o progresso de integração dos funcionários.
- Experiência de integração personalizável para cada colaborador.
- Trilhas de aprendizagem com cursos e questionários automatizados.
- Suporte multilíngue para tradução automática dos cursos de integração.
- Integração com Zoom para gravar chamadas de vídeo para fins de treinamento.
- Lembretes para administradores e funcionários sobre tarefas, cursos e questionários pendentes.
Factohr
O Factohr automatiza o processo de integração para criar uma experiência de integração positiva e promover uma cultura de trabalho de qualidade. A solução aumenta a eficiência operacional dos gerentes de RH ao pré-definir os documentos que precisam ser enviados por e-mail, além de permitir o envio de links para que os novos colaboradores possam fazer o upload automático dos documentos necessários.
Recursos:
- Criação de cartas e documentos personalizáveis para os novos colaboradores.
- Atribuição e gerenciamento de recursos para os novos contratados, com geração de relatórios individuais.
- Geração e download de relatórios sobre documentos pendentes, inventário de ativos e detalhes de documentos.
- Lembretes para os candidatos sobre eventos importantes.
- Criação de contas de funcionários a partir dos dados dos candidatos.
BambooHR
O BambooHR otimiza o processo de integração, permitindo que o RH dedique menos tempo a formalidades e mais tempo em ações que gerem experiências positivas. Os pacotes de pré-integração automatizam assinaturas eletrônicas e outros processos de coleta de documentos.
Ao garantir um processo de integração organizado e eficiente, o BambooHR melhora a retenção de funcionários.
Recursos:
- Personalização de modelos de integração de acordo com tipos de trabalho, departamentos, locais e outros critérios.
- Atribuição de tarefas de integração para manter os novos contratados produtivos e engajados desde o primeiro dia.
- Gerenciamento da base de dados de funcionários, reduzindo a papelada e economizando tempo.
- Configuração de e-mails de boas-vindas e listas de verificação de TI para os novos contratados.
ScribeNow
O ScribeNow simplifica a integração de novos funcionários e aumenta sua produtividade. Os recursos automatizados de gerenciamento de conhecimento transformam qualquer tarefa em um guia passo a passo, garantindo uma conclusão mais rápida.
A biblioteca central do Scribe permite que os novos contratados acessem uma base de conhecimento, encontrando respostas para perguntas comuns e eliminando a necessidade de responder a cada pergunta individualmente.
Recursos:
- Suporte à documentação instantânea e ao compartilhamento.
- Solução baseada em nuvem, independente de plataforma.
- Personalização de texto e dicas, além de anotações de captura de tela.
- Integração com a maioria das bases de conhecimento, wikis e outras ferramentas.
Trakstar
O Trakstar, utilizado por empresas como Forbes e PepsiCo, é uma solução moderna para otimizar o desempenho e o gerenciamento da integração. Este software inovador elimina os processos manuais de integração e documentação, permitindo que as empresas tomem decisões mais inteligentes para atrair, reter e engajar os membros da equipe.
O Trakstar integra-se facilmente com o RHIS e outras ferramentas de produtividade, simplificando o fluxo de trabalho e eliminando tarefas desnecessárias.
Recursos:
- Gestão de desempenho, incluindo avaliações, pesquisas e acompanhamento de metas.
- Automação da inscrição, da entrega de conteúdo e do desenvolvimento de habilidades.
- Simplificação do processo de contratação e realização de processos de sourcing colaborativos.
- Painel centralizado para obter insights valiosos sobre o Workplace Analytics e monitorar tendências e oportunidades.
Nota do autor
Sem dúvida, um software de integração é uma excelente maneira de proporcionar uma experiência positiva aos seus novos colaboradores, evitando sobrecarregá-los com tarefas e burocracia logo em seus primeiros dias de trabalho.
As ferramentas de integração listadas neste artigo auxiliam os profissionais de RH no gerenciamento e acompanhamento do processo de integração, além de estabelecer uma base sólida para o fortalecimento da cultura organizacional. O software de integração ideal para sua empresa será aquele que melhor atender às suas necessidades. Compare os recursos e preços dessas soluções e escolha a que oferece o melhor custo-benefício.
Além disso, considere explorar os melhores softwares HRIS para otimizar ainda mais as tarefas do RH.