Toda entidade corporativa possui bens, sejam eles palpáveis ou abstratos. A gestão adequada desses recursos é fundamental para otimizar os processos de tecnologia da informação (TI) e impulsionar a produtividade e eficiência dentro da organização.
Na era tecnológica atual, não é mais necessário manter registros de bens manualmente. A tecnologia oferece soluções que simplificam este processo.
Softwares de gerenciamento de ativos de TI surgiram como ferramentas essenciais para rastrear, administrar e documentar bens corporativos, economizando tempo em tarefas repetitivas.
Ao automatizar essas tarefas, as empresas podem direcionar seus esforços para atividades mais estratégicas, contribuindo para o alcance de metas. Esses softwares auxiliam na conformidade regulatória, no planejamento de recursos e evitam custos desnecessários com a contratação de gerentes de ativos.
Antes de explorarmos os detalhes, é importante compreendermos alguns conceitos cruciais sobre gerenciamento de ativos.
O que é Gestão de Ativos de TI?
A gestão de ativos de TI refere-se ao sistema de administração de todos os recursos de TI pertencentes a uma organização, como licenças de software, bens imobiliários, direitos autorais, ações, títulos, entre outros.
Os softwares de gerenciamento de ativos de TI auxiliam no controle desses recursos. Empresas que lidam com um grande volume de ativos podem se beneficiar significativamente desta solução, pois ela simplifica a gestão, elimina silos de informação e promove o progresso.
Atualmente, muitos ativos são digitais, tornando o uso de um sistema de gerenciamento de ativos de TI ainda mais relevante. Este sistema possibilita a gestão de propriedades digitais, transferência de ativos digitais, controle de inventário de software e muito mais.
As funcionalidades de um software de gestão de ativos de TI podem incluir:
- Simplificação do inventário de ativos com utilitários de push de agente, verificando dispositivos específicos para informações de inventário, personalização de processos e atualizações automáticas de produtos.
- Visibilidade do uso de software com relatórios e rastreamento do tempo de execução de aplicativos.
- Identificação automática de ativos através de reconhecimento de dispositivos e produtos, descoberta automática, reconhecimento de suítes de software e adição rápida de produtos.
- Relatórios de conformidade e uso com análise de tendências, histórico de ativos, relatórios detalhados via web, relatórios personalizados, alertas, entre outros.
- Gerenciamento de contratos de TI com sistemas integrados para administrar contratos, garantias, alugueis, manutenções, monitoramento automático, alertas, definição de cronogramas relacionados a aluguéis, upload e anexação de documentos.
- Gerenciamento de licenças e reconciliação.
Como funciona um software de gestão de ativos de TI?
Inicialmente, o software de gestão de ativos realiza um inventário de todos os recursos de TI da organização, desde hardware e software até equipamentos e móveis. Este processo otimiza a gestão de processos de TI. O software também permite o rastreamento de ativos, o agendamento e registro de substituições e a priorização de ativos por valor, garantindo uma gestão mais eficaz.
O software pode calcular a depreciação e notificar sobre a necessidade de reparos ou substituições de ativos. Além dos ativos tangíveis, sistemas de gestão de ativos também controlam ativos intangíveis, como softwares, licenças, documentos digitais, direitos autorais, patentes e políticas corporativas. O software também registra informações sobre renovações e manutenção de sistemas ou equipamentos.
Quais são os benefícios do software de gestão de ativos? 👍
Privacidade
Os ativos de uma empresa são de sua propriedade privada e, portanto, confidenciais. A contratação de terceiros para gerenciá-los pode representar riscos de exposição.
O uso de um sistema de gestão de ativos elimina esse risco. A empresa não precisa confiar seus ativos a outras pessoas. Com um bom sistema de gestão, é possível rastrear todos os ativos e ter total visibilidade sobre eles.
Preços Acessíveis
A contratação de pessoal ou empresas para a gestão de ativos gera um alto custo. Um software de gestão de ativos, por outro lado, é muito mais acessível, com custos mensais menores.
O uso do software não compromete a eficiência da gestão. Muitos provedores oferecem avaliações gratuitas, permitindo que as empresas testem o software antes de investir.
Rastreamento e Metas Claras
O software de rastreamento de ativos monitora todos os recursos, oferecendo uma visão completa e um melhor controle. Alertas e lembretes sobre datas de renovação ou manutenções são enviados ao usuário. O software também define metas claras de gestão de ativos, apresentadas em painéis e relatórios periódicos.
Organização
O software de gestão de ativos mantém a organização da empresa, permitindo que os gestores se concentrem em áreas prioritárias. O sistema prioriza os ativos, melhorando a eficiência do ambiente de trabalho e aumentando a produtividade.
Deseja aproveitar todos esses benefícios?
A seguir, apresentamos alguns dos melhores softwares de gestão de ativos de TI.
Freshservice
O Freshservice permite otimizar a utilização de ativos, obter visibilidade, reduzir custos e aprimorar a gestão de TI. O software avalia e rastreia ativos de TI, como licenças de software, hardware, recursos virtuais, contratos e outros itens, tanto em uso quanto em estoque. A ferramenta integra informações de ativos com os fluxos de trabalho da central de serviços de TI.
O software identifica automaticamente ativos de TI na organização, verifica novos softwares e hardwares e agenda verificações periódicas para manter as informações atualizadas com o Discovery Probe. É possível identificar a localização de ativos, o usuário responsável e outras informações, como versão, status de atualização e endereço IP.
Registre e rastreie itens de configuração, como hardware, software, serviços e suas relações em uma interface intuitiva. O software fornece dados precisos no CMDB para análise de causas e impactos, melhorando a gestão de problemas e decisões. A ferramenta permite o rastreamento e gestão de todos os ativos em um único painel, acessível de qualquer lugar.
Economize tempo em processos repetitivos, como atribuição, remoção e integração de ativos, utilizando fluxos de trabalho predefinidos. O sistema oferece uma visão abrangente de aplicativos SaaS para otimizar seu uso com ações guiadas por dados.
Comece a gerenciar seus ativos de TI com planos a partir de US$ 19/mês por agente e obtenha uma avaliação gratuita de 21 dias com todos os recursos. O sistema auxilia no planejamento de compras de licenças e identifica violações contratuais através de notificações. A renovação de contratos também pode ser acelerada com fluxos de trabalho de aprovação automatizados.
Ativo Panda
O Ativo Panda é um software de rastreamento e gerenciamento de ativos que se adapta ao seu fluxo de trabalho, mantendo todos os registros e rastreamentos em ordem. O software rastreia diversos itens e se configura para refletir a forma como a equipe gerencia seus equipamentos atualmente.
Com o rastreamento de ativos aprimorado, a empresa pode melhorar seu desempenho, gerar mais economia e reduzir perdas. O software consolida informações de garantia, históricos de ações, imagens e manuais de usuário em um único local.
O sistema possibilita o compartilhamento de dados com a equipe, permitindo que executivos visualizem relatórios, gerentes acompanhem o histórico de ativos e funcionários da linha de frente gerenciem os recursos. O aplicativo móvel, disponível para Android e iOS, permite o uso em qualquer local.
O software agiliza fluxos de trabalho com ações personalizadas, tornando a gestão e atualização de ativos mais fáceis e rápidas. É possível criar campos personalizados para inserir informações na linguagem da equipe, facilitando a comunicação e a adesão.
Trilhas de auditoria completas aprimoram as previsões e a responsabilidade por cada ativo. O sistema fornece automaticamente informações sobre planejamento e eficiência para todos os envolvidos. A integração é simples e a segurança de dados é aprimorada para cada função de trabalho na organização.
O sistema facilita o acesso a dados essenciais, melhora o autoatendimento dos funcionários e agiliza a identificação de ativos. O software inclui um leitor de código de barras, compatível com diversos dispositivos, evitando o uso de equipamentos volumosos e caros.
O Ativo Panda oferece uma demonstração gratuita. O preço inicial é de US$ 125/mês para até 500 ativos.
SysAid ITSM
O SysAid ITSM permite que departamentos de TI e equipes de médio porte gerenciem ativos, atendam demandas e lidem com a central de serviços. O software oferece ferramentas eficientes para otimizar o trabalho, com mais automação e foco nas atividades essenciais.
O SysAid pode ser configurado para atender às necessidades específicas de cada empresa. O software automatiza processos, aumenta a produtividade e melhora a experiência de funcionários e agentes, que podem resolver solicitações e problemas por conta própria.
O software oferece modelos que facilitam o início do trabalho. As funções de gerenciamento de alterações, problemas e solicitações melhoram a gestão de serviços em toda a organização.
O Workflow Designer oferece a maneira mais fácil de criar ou compartilhar fluxos de trabalho, permitindo que todos os sistemas e aplicativos funcionem de forma integrada. A integração com aplicativos favoritos agrega valor ao service desk com baixo ou nenhum custo adicional.
Com modelos, formulários e campos personalizados, o SysAid pode ser adaptado às necessidades de cada organização. É possível agendar uma demonstração ou teste gratuito.
Snipe-IT
O Snipe-IT é uma alternativa às planilhas, oferecendo um software de gerenciamento de ativos fácil de usar. O sistema possui recursos como API JSON REST para criar automações e integrações personalizadas rapidamente.
O software oferece serviços de segurança padrão da empresa, como bcrypt com prevenção de força bruta, cookies somente HTTPS, 2FA e segurança de senha. O Snipe-IT é um software de código aberto com segurança, supervisão e transparência.
A plataforma de nuvem do Snipe-IT oferece garantia de 99,99% de tempo de atividade do SLA para velocidade e confiabilidade. A plataforma possui servidores em diversos data centers ao redor do mundo, oferecendo uma rede de baixa latência e conexão mais rápida.
Os dados são protegidos no data center escolhido durante o registro. É possível hospedar o software localmente e começar a usar o Snipe-IT gratuitamente ou contratar planos acessíveis, conforme a necessidade.
TOPdesk
O conhecimento é a chave para a eficiência. O software CMDB e de gestão de ativos de TI da TOPdesk permite registrar e controlar ativos em uma única visão geral, ajudando a visualizar os objetos e usuários da organização, suas relações e o momento ideal para substituí-los.
O TOPdesk economiza tempo, permitindo que a equipe foque em possíveis problemas. O software é flexível, permitindo a criação de cartões de ativos a partir de modelos personalizáveis para capturar as informações necessárias.
O sistema possibilita adicionar funcionalidades adequadas a processos específicos e criar campos relevantes para ativos diversos. A API REST permite integrar o software com outras ferramentas para otimizar a gestão de ativos.
O software oferece um resumo gráfico dos ativos, facilitando a visualização de configurações complexas e análise de impacto. É possível visualizar os ativos afetados e envolvidos para identificar rapidamente a causa raiz de uma interrupção.
Atlassian
O Jira Service Management permite que equipes de negócios, operações de TI e desenvolvedores colaborem em alta velocidade. O software oferece melhores experiências de serviço, sem a complexidade de soluções tradicionais de ITSM. A ferramenta possibilita a configuração rápida de uma central de serviços e a adaptação em escala para diversas equipes, como TI, RH e jurídico.
O sistema permite o acompanhamento do trabalho em uma plataforma colaborativa e aberta, integrando dados e informações do Jira com outras ferramentas de desenvolvimento. Operações de TI e equipes de suporte têm acesso às informações necessárias para responder rapidamente a incidentes, alterações e solicitações.
O software realiza trilhas de auditoria completas, eliminando tarefas manuais, acelerando o desenvolvimento e a implementação de mudanças. O Jira oferece diversos recursos para auxiliar as equipes no fornecimento de valor mais rapidamente.
O sistema gerencia solicitações, incidentes, problemas, mudanças, ativos e configurações, entre outros. A integração com ferramentas de interesse facilita o trabalho e a API REST permite criar complementos personalizados para otimizar o service desk.
O software é gratuito para até três agentes ou a empresa pode escolher um plano conforme suas necessidades, com valores a partir de US$ 60/mês.
Reftab
O Reftab é um software de gestão de ativos de TI projetado para a simplicidade. Empresas de todos os portes podem utilizá-lo para atribuir itens e implantar ativos globalmente.
O uso de planilhas pode ser frustrante. O Reftab simplifica a gestão de ativos, oferecendo alertas sobre manutenção e garantias, depreciação, verificação de propriedade e muito mais. A ferramenta oferece um designer de arrastar e soltar para rastrear todos os ativos.
O software ajuda a melhorar a forma como a empresa trabalha, simplificando processos. A ferramenta inclui um leitor de código de barras para atribuir dispositivos aos usuários rapidamente e preencher ordens de serviço personalizadas.
A plataforma permite rastrear equipamentos, saber sua localização, usuário e tempo restante. O sistema oferece recursos como campos e categorias personalizáveis, rastreamento de itens para usuários, registro de históricos de empréstimos e edições de ativos, notificação por e-mail, rótulos de status e depreciação de ativos.
O preço para equipes pequenas que precisam de ativos essenciais e alertas por e-mail é de US$ 30/mês.
👉 Pontos de Bônus: Como escolher um software de gestão de ativos de TI
Cada organização tem requisitos e objetivos únicos. É importante escolher uma solução que atenda às necessidades da empresa, esteja alinhada com seus objetivos e não comprometa o orçamento, especialmente para pequenas empresas.
Veja como escolher um software de gestão de TI:
- Pesquise diferentes provedores de software de gestão de ativos e leia classificações e avaliações de clientes.
- Determine o ciclo de vida dos ativos e escolha uma solução que ofereça acesso em tempo real a diferentes departamentos responsáveis pelo monitoramento.
- Tenha clareza sobre as necessidades de gestão de ativos. Converse com sua equipe para definir metas antes de escolher o software.
- Compare os provedores de serviço, considerando planos de preços, recursos, complementos, testes gratuitos, descontos e taxas de renovação.
- Verifique se o software é compatível com a tecnologia existente, incluindo sistema operacional, atualização de hardware, formatos compatíveis e idioma.
- Verifique a segurança do software, garantindo que ele ofereça controle de acesso a dados, restrição de locais, configuração de administração de dados e relatórios.
Conclusão 👨🏫
O controle preciso e a gestão eficiente de ativos são cruciais para o sucesso de qualquer empresa. Utilize softwares de gestão de ativos de TI para rastrear e administrar todos os recursos de forma profissional. Esses softwares aumentam a eficiência e produtividade, oferecem melhor controle de ativos, visibilidade total e recursos úteis a um preço acessível.