Um sistema de gerenciamento de documentos economiza seu precioso tempo organizando documentos de forma eficiente e permitindo uma pesquisa fácil de arquivos.
As empresas com uma força de trabalho comparativamente menor muitas vezes têm dificuldade em gerenciar vários documentos e registros de negócios. Se optarem por um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) robusto, será mais fácil manter os documentos organizados.
Além disso, essas ferramentas também aumentam a eficiência da equipe, permitindo que eles acessem rapidamente os dados de que precisam.
últimas postagens
O que é gerenciamento de documentos?
Gerenciamento de documentos significa gerenciar, armazenar e rastrear documentos (documentos do Word, PDFs ou quaisquer outros formatos) em formato digital. Com este sistema, as empresas podem armazenar documentos de forma segura e centralizar todo o processo.
Benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos
Melhor produtividade
A produtividade é a chave para o sucesso de uma empresa. Um sistema de gestão documental organiza de forma eficiente e segura os arquivos da empresa. Como resultado, a equipe pode se preocupar menos com a manutenção de documentos e se concentrar nas tarefas mais importantes. Quando você sabe que todos os seus arquivos estão armazenados com segurança, a tranquilidade funciona como combustível para a produtividade.
Segurança aprimorada
Toda empresa deseja manter seus dados cruciais e de missão crítica protegidos. Você pode armazenar documentos confidenciais em um sistema de gerenciamento de documentos e controlar o acesso a esses arquivos. Assim, o gerenciamento de documentos torna-se altamente rastreável, e suas trilhas de auditoria podem ser utilizadas posteriormente, se necessário.
Espaço de armazenamento reduzido
Você não precisa mais manter armários de arquivo, caixas de armazenamento e caixas. Com o DMS, você pode ficar sem papel e gerenciar seus documentos digitalmente sem ocupar nenhum espaço físico.
Recuperação rápida de documentos
A pesquisa de documentos e a recuperação de arquivos podem ser um processo demorado. Usando um sistema de gerenciamento de documentos, você pode localizar rapidamente o arquivo desejado e economizar um tempo valioso. Um DMS permite pesquisar arquivos com base em nome, metadados e conteúdo usando tecnologia de ponta.
Colaboração de equipe ideal
A maioria das soluções de gerenciamento de documentos permite que você colabore com seus colegas de equipe. Ele pode armazenar arquivos coletados de vários recursos e as pessoas podem acessar os arquivos de locais remotos. Algumas ferramentas também permitem usuários externos por meio de acesso autorizado.
Continue lendo para conhecer os principais aplicativos de gerenciamento de documentos que as PMEs podem usar.
eu gerencio
eu gerencio é um sistema de gerenciamento de documentos que ajuda a converter dados em conhecimento de alto valor conectando documentos. Ele salva todos os documentos em uma única pasta e os categoriza de acordo com o projeto ou cliente.
Os usuários podem criar, pesquisar e compartilhar dados de forma rápida e eficiente no iManage. Também permite encontrar facilmente qualquer documento e, assim, aumentar a produtividade.
Essa ferramenta pode ser integrada a diferentes ferramentas de produtividade do Office 365 e do Google Workspace para um gerenciamento de documentos simplificado.
Caixa
Usando Caixa, as empresas podem armazenar, gerenciar e colaborar com segurança no conteúdo, independentemente do tipo de dispositivo. Seu recurso de gerenciamento de ciclo de vida de documentos garante que o processo de gerenciamento de conteúdo esteja em conformidade com regulamentos, políticas de retenção de dados e solicitações de descoberta.
Você pode definir as permissões de usuário apropriadas para cada documento para que apenas as pessoas certas tenham acesso. Ele também ajuda a auditar a atividade do usuário para visibilidade e controle completos.
O Box também pode se integrar perfeitamente a APIs abertas e aplicativos corporativos. Com seus atributos como histórico de versões, links compartilhados e comentários, a colaboração entre os membros da equipe se torna fácil. Além disso, utiliza metadados personalizados para categorizar e organizar documentos.
Folderit
Você está procurando uma solução de gerenciamento de documentos que ofereça um sistema de armazenamento e gerenciamento comparativamente sustentável para documentos digitais? Nesse caso, vá para Folderit. É um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem que ajuda você a eliminar o papel de uma maneira fácil de usar.
Ele armazena com segurança os metadados e as versões mais antigas de um arquivo ou documento. Os usuários podem pesquisar seus arquivos preferidos usando nome de arquivo, metadados, palavra-chave e conteúdo do documento. Ele também suporta fluxo de trabalho de aprovação, vinculação de arquivos, retenção automatizada, lembrete, numeração de documentos, trilha de auditoria e backup local.
Você pode controlar perfeitamente o acesso a documentos digitais com diferentes permissões. Você pode integrar os aplicativos do Office 365 e o DocuSign com esta ferramenta.
OpenKMName
OpenKMName é uma solução de gerenciamento de documentos comerciais que permite controlar a produção, armazenamento e distribuição de documentos digitais. Com ele, você pode ter um melhor controle sobre o fluxo de documentos e melhorar a eficácia dos esforços de sua equipe.
Este aplicativo oferece várias ferramentas administrativas, como definição de função de usuário, pesquisa avançada, controle de acesso, nível de segurança do documento, log de uso detalhado, configuração de automação e cota de usuário.
Aqui, você pode criar conteúdo respiratório para rápida tomada de decisão e criação de conhecimento. Além disso, usando este DMS, você pode coletar dados de qualquer fonte digital e colaborar com colegas de equipe.
eFileCabinet
eFileCabinet é um poderoso sistema de gerenciamento de documentos que pequenas e médias empresas podem utilizar para organização de dados online, não importa quantos documentos tenham.
Para armazenar um arquivo, basta carregá-lo nesta plataforma. Os usuários podem localizar qualquer arquivo usando o nome do arquivo ou o modelo de pasta. Além disso, o eFileCabinet permite que você acesse rapidamente os documentos usados com frequência.
Ao mesmo tempo em que facilita a colaboração entre os membros da equipe, essa ferramenta também permite adicionar diferentes níveis de segurança para acesso controlado. Ele também suporta integração com ferramentas de terceiros, como MS Office, DocuSign e Salesforce.
Alguns de seus outros recursos são fluxo de trabalho automatizado, autenticação de dois fatores, compartilhamento de arquivos criptografados, autenticação baseada em localização ou IP e permissões baseadas em função.
DocuWare
DocuWare é uma plataforma onde você pode digitalizar seus documentos e protegê-los de qualquer dispositivo, a qualquer hora. Além disso, ajuda no processamento de faturas e na gestão de funcionários. É particularmente útil para empresas que dependem de equipes remotas ou têm uma força de trabalho distribuída.
O DocuWare oferece um repositório seguro para todos os seus documentos críticos de negócios, como contratos, informações de funcionários e registros financeiros. Depois de armazenar um arquivo nessa ferramenta, você ou seus colegas podem editar ou anotar diretamente esse documento na mesma plataforma.
Além disso, possui ferramentas de produtividade inteligentes para que os usuários possam pesquisar, rastrear e colaborar facilmente. Este aplicativo também usa dados de índice para organizar todos os seus documentos de forma organizada.
Ao ar livre
Ao ar livre é uma plataforma que oferece recursos como gerenciamento de documentos, gerenciamento de conteúdo da web, gerenciamento de registros e imagens e repositório de conteúdo para otimizar o fluxo de trabalho organizacional.
Esta ferramenta de código aberto é compatível com os sistemas operacionais Windows e Unix. Apesar de ser facilmente personalizável, os novos usuários precisam de algum tempo para aprender a executá-lo.
Palavras finais 📃
Com uma solução eficiente de gerenciamento de documentos, não haverá necessidade de passar por inúmeros gabinetes para o arquivo necessário. Este artigo discutiu algumas das melhores ferramentas que ajudam a criar um sistema de gerenciamento de documentos para sua organização.
Essas ferramentas têm os recursos para atender às necessidades de diversos setores. Da mesma forma, você pode aprender sobre ferramentas de gerenciamento de ativos digitais.