Com a transformação do cenário laboral global em direção ao trabalho remoto, as tradicionais reuniões presenciais foram substituídas pelas videochamadas online. Se a videoconferência é uma novidade para si, este guia está aqui para ajudar!
Otimize o Desempenho Fechando Aplicações Desnecessárias
Antes de iniciar qualquer videoconferência, reserve um momento para guardar o seu trabalho e encerrar todos os programas que não serão necessários. É crucial fechar qualquer software que contenha dados confidenciais ou que consuma muitos recursos do processador (CPU).
A execução de várias aplicações simultaneamente pode tornar o seu computador mais lento durante uma chamada de vídeo. Isto acontece porque a videoconferência em si exige uma quantidade considerável de recursos, particularmente em portáteis mais leves. Se notar que as ventoinhas do seu computador estão a trabalhar intensamente ou que a aplicação de videoconferência começa a apresentar lentidão, encerre os programas que não estiver a utilizar.
Precauções Essenciais Antes de Partilhar o Seu Ecrã
Se tiver a intenção de partilhar o seu ecrã durante a videochamada, é recomendável tomar algumas precauções para evitar que informações privadas ou potencialmente embaraçosas sejam exibidas. Inicialmente, no seu navegador, feche todas as abas, especialmente as que contêm conteúdo que não queira que os outros vejam.
Seguidamente, ative o modo “Não Perturbar” no seu computador, seja Mac ou Windows. Desta forma, impede que notificações de conversas privadas sejam exibidas inadvertidamente enquanto partilha o seu ecrã.
Verifique a Estabilidade da Sua Ligação à Internet
Antes de iniciar a sua chamada, use um medidor de velocidade de internet como Fast.com ou Speedtest.net para testar a sua ligação. Se a velocidade não for satisfatória, aproxime-se do seu router Wi-Fi ou experimente outras sugestões para melhorar o sinal. Existem também ferramentas que podem ajudar a otimizar a sua ligação.
Escolha um Ambiente Bem Iluminado e com Fundo Neutro
É preferível realizar a videochamada num local com boa iluminação natural, o que ajudará a que o seu rosto fique bem visível. Caso não disponha de muita luz solar, procure sentar-se sob uma fonte de luz fluorescente suave, evitando luzes muito intensas.
É igualmente aconselhável optar por um local com um fundo neutro e sem muitos elementos que distraiam a atenção. Uma parede simples serve perfeitamente.
Se não encontrar um fundo apropriado, pode usar a função de desfocar o fundo no Skype. Se utilizar o Zoom, tem a opção de selecionar um fundo virtual.
Teste o Vídeo e o Áudio Previamente
Antes de qualquer chamada de vídeo, certifique-se de que tanto os seus dispositivos de áudio como de vídeo estão corretamente conectados e a funcionar. A maioria das plataformas de videoconferência oferece uma ferramenta de chamada de teste. Consulte as opções ou o menu de configurações da sua aplicação.
No Skype, por exemplo, pode encontrar a funcionalidade de chamada de teste na secção “Áudio e Vídeo” nas “Preferências”.
Posicione a Câmara à Altura dos Olhos
É crucial posicionar a câmara no ângulo ideal. Procure colocá-la ao nível dos olhos, evitando ter de olhar para cima ou para baixo. Evite que os seus colegas fiquem a observar as suas narinas durante uma reunião importante.
Além disso, enquanto fala, não olhe para o seu próprio reflexo ou para a janela de chat – mantenha o olhar fixo na câmara. Desta forma, os seus interlocutores não terão a sensação de que está distraído.
Invista num Microfone ou Câmara de Qualidade Superior
Para chamadas ocasionais, o microfone e a câmara integrados no seu portátil podem ser suficientes. No entanto, se o seu equipamento já tiver alguns anos, o vídeo pode não ter a mesma nitidez que a câmara do seu smartphone.
Se as reuniões online são uma constante no seu dia a dia, talvez seja boa ideia adquirir uma câmara mais potente e/ou um headset.
Use auscultadores durante as videoconferências. Devido à sua proximidade com a boca, a qualidade do som será superior ao microfone do seu portátil. Para evitar atrasos no áudio, utilize auscultadores com fio.
Prepare Tudo com Antecedência
Se estiver a organizar a reunião, prepare todos os tópicos de discussão e documentos com antecedência. Se os participantes precisarem de consultar algum documento, envie-o antes da chamada e certifique-se de que todos têm acesso aos dados necessários antes do início da videoconferência.
Assim, evita perder tempo no início da chamada à espera que todos se atualizem sobre o que vai ser discutido.
Vista-se Adequadamente
Só porque está a trabalhar em casa não significa que pode comparecer às reuniões de pijama. No entanto, também não é necessário usar um fato completo. Encontre um meio-termo e vista-se de forma casual de negócios ou formal de negócios, ou de acordo com o código de vestuário do seu local de trabalho.
Sim, o uso de calças é opcional, mas para que arriscar? Se se esquecer de desligar a câmara antes de se levantar, a situação pode tornar-se embaraçosa.
Mantenha o Seu Microfone em Silêncio Quando Não Estiver a Falar
Em videochamadas com muitos participantes, é aconselhável manter o microfone silenciado durante a maior parte do tempo. Reative o som apenas quando necessitar de falar.
Isto ajuda a eliminar qualquer ruído de fundo. Além disso, caso alguém entre na divisão e comece a falar enquanto está em chamada (o que é bastante comum no contexto de trabalho remoto), não terá de procurar o botão silenciar com urgência.
Concentre-se Como se Estivesse Numa Reunião Presencial
Embora seja tentador aproveitar o tempo da videoconferência para verificar o email ou ler artigos, o ideal é não o fazer. Preste atenção quando alguém está a falar e mantenha o olhar fixo na câmara.
Em essência, comporte-se como se estivesse numa reunião presencial. Estaria a ver memes de gatos no Reddit se estivesse numa sala de reuniões? Se a resposta for não, não o faça durante uma videochamada.
Se estiver a digitar ou a olhar para outros ecrãs, os seus colegas vão perceber que não está a prestar atenção.
Tente Manter Animais de Estimação e Crianças Afastados, Mas Não se Sinta Culpado
Se tem filhos ou animais de estimação, procure que alguém cuide deles durante uma videoconferência. Se não tiver ninguém por perto para os vigiar, tente entretê-los com alguma atividade de que gostem, como desenhos animados.
Apesar de todas as suas precauções, é possível que as crianças invadam o seu espaço, mas não se preocupe demasiado com isso. Dada a situação atual, todos deverão ser compreensivos.
Se tal acontecer, peça com educação aos seus colegas se pode afastar-se por um momento, e eles certamente compreenderão.
Se está a começar agora a trabalhar em casa, consulte algumas dicas e truques para melhorar a sua experiência.