Se você está enfrentando dificuldades no gerenciamento de projetos da sua agência, esses softwares incríveis podem ser a solução.
O marketing digital se consolidou como a principal estratégia para promover produtos e serviços. Muitas empresas, embora necessitem de marketing digital, podem não ter a estrutura ou equipe interna para gerenciar eficazmente suas atividades online.
Nesse contexto, surgiram inúmeras agências de marketing digital. Consequentemente, as ferramentas de gerenciamento de projetos se tornaram cruciais para o bom funcionamento dessas agências.
Este artigo apresentará alguns dos softwares de gerenciamento de agências mais acessíveis e renomados, que sua equipe de marketing pode começar a usar imediatamente.
Desafios Comuns Enfrentados pelas Agências de Marketing
#1. Gestão de Clientes
A grande maioria das agências de marketing aponta a gestão de clientes em tempo real como um dos maiores desafios. Conforme sua agência cresce, você precisará gerenciar vários clientes simultaneamente, o que é vital para sua receita e lucratividade. No entanto, monitorar os projetos de todos os clientes diariamente e gerar relatórios de progresso pode ser uma tarefa complexa e demandante.
#2. Gestão de Projetos
À medida que sua base de clientes aumenta, o mesmo ocorre com o número de projetos em andamento. Gerenciar todos esses projetos em planilhas se torna impraticável. Além disso, erros humanos, exclusão acidental de tarefas, tarefas pendentes por longos períodos, falta de recursos para determinadas atividades e outros problemas podem transformar a gestão da sua agência em um verdadeiro pesadelo.
#3. Colaboração
Ao iniciar uma agência de marketing digital e assumir projetos de clientes, você logo perceberá que as equipes de projeto frequentemente trabalham de forma isolada, sem muita comunicação ou sinergia.
É comum que os gestores de agências percebam que as equipes se concentram em tarefas que consideram mais fáceis ou agradáveis, deixando outras de lado. Além disso, pode ser difícil manter toda a equipe informada sobre o andamento das tarefas, desenvolvimento de conteúdo e outros aspectos importantes.
#4. Gestão de Recursos de Marketing
Gerenciar diversos clientes pode levar à mistura de conteúdos e materiais de diferentes projetos. Além disso, armazenar tudo nos computadores pessoais dos criadores de conteúdo dificulta o acesso rápido aos ativos de mídia quando as equipes de mídia social ou PPC precisam deles para publicações.
#5. Entrega Pontual de Projetos
Sem uma supervisão clara do progresso do projeto, os membros da equipe podem acabar procrastinando e atrasando a entrega de resultados.
Outra situação comum é que os ativos de mídia, conteúdos, posts de redes sociais, anúncios PPC e outros materiais estejam prontos, mas as equipes não dão seguimento com suas tarefas.
Não raro, descobre-se que um conteúdo solicitado foi criado, mas ninguém se lembrou de enviá-lo ao cliente.
Independente do motivo, atrasos em projetos de clientes são um problema recorrente para agências de marketing digital.
O que é um Software de Gerenciamento de Projetos de Agência?
As ferramentas de gerenciamento de projetos de agências são aplicativos especializados que auxiliam as agências de marketing digital em suas operações diárias.
Um software de gerenciamento de projetos de agência geralmente oferece os seguintes recursos:
- Um painel centralizado para visualizar todos os projetos em andamento
- Registro automático de horas trabalhadas em cada projeto
- Um repositório seguro e centralizado para todos os ativos de criação
- Quadros digitais para sessões de brainstorming
- Ferramentas de análise de dados para gerar relatórios de projetos
- Acesso baseado em funções para facilitar a colaboração interna e externa
- Acesso aos aplicativos de trabalho de qualquer lugar e dispositivo, sem comprometer a segurança
- Ferramentas de gestão de projetos como gráficos de Gantt, gestão de dependências, matriz de prioridades, etc.
Ao centralizar os projetos da sua agência em um aplicativo desse tipo e implementá-lo para todos os projetos e equipes, é possível eliminar a maioria dos gargalos na gestão de projetos.
Como um Software de Gerenciamento de Projetos de Agência Ajuda?
- Permite ter total controle sobre todos os projetos do cliente, com uma visão geral de todos os projetos em andamento.
- Monitora a utilização diária dos recursos do projeto e atribui tarefas de forma estratégica.
- Cria um inventário de habilidades para evitar aceitar projetos para os quais a equipe não tem as habilidades necessárias.
- Fornece à equipe de projeto acesso fácil a aplicativos de negócios, ativos de mídia e outros recursos, através de um software centralizado.
- Registra as atividades de todos os recursos do projeto para fins de auditoria e avaliação de desempenho.
- Garante que nenhuma hora faturável ou conteúdo de um projeto de cliente seja perdido.
- Oferece aos membros da equipe um espaço de trabalho acessível para colaborar em ideias, ativos criativos e conteúdo.
Agora que você entendeu os conceitos básicos sobre software de gerenciamento de projetos de agência, vamos conhecer alguns dos aplicativos mais utilizados por agências de marketing digital de sucesso em todo o mundo:
Segunda-feira (Monday.com)
Se sua agência é focada em criação, o Monday.com permite gerenciar projetos, campanhas de marketing, pipelines de vendas, calendários de eventos e muito mais. Através dele, as agências podem acompanhar projetos de clientes, gerenciar o histórico dos clientes, planejar tarefas internas, colaborar em projetos e controlar faturas e pagamentos.
No Monday.com, é possível atribuir tarefas a colegas e rastreá-las. Após a atribuição, o responsável é notificado, o que aumenta a propriedade e a responsabilidade. Todos os projetos e tarefas podem ser visualizados em formato de cronograma ou calendário.
O Monday.com ajuda a cumprir prazos, exibindo o status do projeto e a data de vencimento. Dessa forma, as equipes podem identificar quais projetos estão em andamento e quais estão atrasados. A plataforma também oferece um quadro compartilhado e diversos modelos.
Essa plataforma ainda conta com um recurso de rastreamento de tempo, permitindo acompanhar quanto tempo foi gasto em cada tarefa e projeto. Caso seus clientes paguem por hora, você pode usar essa ferramenta para registrar o tempo total investido em cada projeto para fins de faturamento.
Wrike
O Wrike é um software eficaz para o gerenciamento de projetos de agências, permitindo realizar mais projetos em menos tempo. Ele oferece uma visão de 360° de cada tarefa e projeto para maximizar o lucro.
Essa plataforma é um espaço de trabalho unificado que armazena todos os seus recursos para aumentar a eficiência e agilizar a comunicação da equipe. A colaboração entre colegas é facilitada, o que reduz obstáculos e aumenta a produtividade.
Além disso, essa ferramenta aumenta a visibilidade e a transparência, mantendo todas as partes interessadas satisfeitas. Seus outros recursos incluem:
- Ferramenta de marcação visual em tempo real
- Visualização da carga de trabalho
- Calendários de equipe compartilhados
- Gráfico de Gantt com um clique
- Rastreador de tempo
- Personalização do fluxo de trabalho
Ao usar este software, você não precisa alternar entre outros aplicativos, pois ele suporta integrações com Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox e HubSpot.
AgencyAnalytics
O AgencyAnalytics é uma ferramenta confiável para agências de marketing. Ele permite expandir seus negócios com recursos como relatórios automatizados de clientes e painéis personalizáveis. As agências também contam com os seguintes recursos:
- Modelos de relatórios de marketing personalizáveis
- Construtor de relatórios com recurso de arrastar e soltar para automação
- Painel personalizado com métricas, metas, widgets e conteúdo incorporável
- Recurso para acompanhar o progresso em direção às metas
- Conjunto de ferramentas de SEO para auditorias de sites, rankings de palavras-chave e monitoramento de backlinks
Além disso, é possível conectar o AgencyAnalytics a mais de 70 canais de marketing, incluindo Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe, YouTube, Vimeo e WooCommerce.
Productive
Productive é uma solução completa para agências que buscam lucratividade e controle de suas operações. Essa plataforma escalável pode ser usada para consolidação de dados, planejamento de recursos, orçamentos complexos e muito mais.
As agências de marketing também podem usá-lo para armazenar dados financeiros, gerenciar leads, criar orçamentos e facilitar a comunicação da equipe. Para acelerar a entrega de projetos, esta plataforma permite manter todos os membros da equipe focados em suas prioridades.
O Productive também rastreia o tempo faturável, economizando tempo ao gerar faturas automaticamente. Além disso, ele monitora o orçamento e as margens de lucro em tempo real.
Whatagraph
Toda agência de marketing precisa gerar diversos relatórios para equipes e clientes. O Whatagraph facilita essa tarefa, automatizando os processos de criação e entrega de relatórios. Essa plataforma é amigável, escalável e capaz de extrair dados de mais de 40 fontes para apresentá-los de forma transparente.
As agências podem usar qualquer um dos modelos pré-criados ou criar um relatório do zero. Os widgets com recurso de arrastar e soltar oferecem flexibilidade. Além disso, você pode combinar dados no Whatagraph usando fórmulas personalizadas.
A plataforma também permite compartilhar relatórios ao vivo por meio de links e agendar o envio automático de relatórios. Ela também fornece uma visão geral do desempenho por equipe, conta ou região.
Hive
O Hive oferece todas as ferramentas que uma agência de marketing precisa para se destacar no gerenciamento de projetos. Com ele, você pode planejar e organizar projetos e tarefas complexas. Também é adequado para definir linhas de base do projeto e atribuir tarefas a diferentes membros da equipe.
É possível rotular e categorizar atividades para obter total visibilidade das atividades em tempo real. A mesma plataforma pode ser usada para registrar tempo e horas faturáveis. O Hive também pode centralizar aprovações, comentários e solicitações de clientes.
Gainapp
O Gainapp é especialmente útil para agências de marketing digital que priorizam ações nas redes sociais. Nessas campanhas, sua agência deve colaborar com o cliente e a equipe de criação de conteúdo em tempo real.
Designs e textos precisam circular do criador de conteúdo para o cliente e vice-versa, para obter feedback, sugestões e aprovações. É possível realizar tudo isso de forma fácil e eficiente no Gainapp.
O Gainapp cria o seguinte fluxo de trabalho intuitivo para sua agência de marketing em redes sociais:
- Criar, importar e fazer upload de conteúdo criativo e textos
- Armazenar todo o conteúdo em nuvem com segurança
- Compartilhar o conteúdo com o cliente para feedback e sugestões
- Gerentes de contas e agências podem aprovar o conteúdo automaticamente
- Publicar o conteúdo nas redes sociais
Você pode iniciar um período de teste gratuito para conhecer a interface antes de optar por planos pagos.
Teamwork
Você pode usar o Teamwork para dividir projetos complexos em várias tarefas e subtarefas. Em seguida, você pode organizá-los em uma linha do tempo de acordo com o tempo estimado para conclusão, prazos e dependências.
Esse processo pode ser aplicado a vários projetos simultaneamente, sejam eles recorrentes, faturados por hora ou únicos.
Os principais recursos deste software de gerenciamento de projetos são:
- Gerencie projetos de clientes ilimitados, simples ou complexos
- Acompanhe e monitore todas as horas faturáveis
- Os clientes podem ter acesso a uma versão do aplicativo
- Escalone de acordo com o crescimento ou redução dos projetos do cliente
No momento da redação deste artigo, mais de 6.000 agências globais utilizam o Teamwork para gestão de projetos eficiente e acessível, tanto em modelos remotos, presenciais ou híbridos.
Accelo
Accelo é uma empresa líder em desenvolvimento de software de automação de negócios para agências digitais. Por isso, ela compreende os desafios do gerenciamento de agências de marketing digital.
Com sua experiência no setor, a Accelo desenvolveu uma ferramenta de gestão que traz os seguintes benefícios:
- Centraliza a equipe, faturamento e clientes em um único aplicativo
- Captura todas as horas faturáveis com precisão
- Sincroniza os horários de todos os funcionários da sua agência para otimizar a jornada de trabalho
- Cria um canal de comunicação fácil com o cliente para mantê-los satisfeitos
- Mantém os projetos dos clientes dentro do orçamento
- Oferece gerenciamento de projetos online para projetos únicos, recorrentes e por hora
- Torna sua agência lucrativa desde o início, reduzindo o desperdício e a perda de horas faturáveis
Improvado
O Improvado utiliza a técnica “Extract, Transform, and Load” (ETL) para integrar dados. Com a ajuda do ETL, a ferramenta agrega dados de marketing da agência, vindos de diversos projetos, equipes, funcionários e aplicativos de negócios, para fornecer uma visão organizada do status da agência.
A ferramenta permite conectar fontes de dados de terceiros de diversas plataformas de campanha, como Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing ads, LinkedIn, YouTube e Facebook Ads.
Após coletar os dados do projeto das fontes acima, você pode criar visualizações de dados em plataformas como Google Data Studio, Tableau, Power BI e Looker diretamente do aplicativo web do Improvado.
Você também pode armazenar os dados da sua agência de marketing digital em plataformas de banco de dados robustas como PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake e outras.
Considerações Finais
De acordo com uma pesquisa recente sobre o mercado global de marketing digital, a Expert Market Research (EMR) relatou que o marketing digital gerou um negócio de aproximadamente US$ 305 bilhões em 2020.
O relatório também afirma que o setor deve ter uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 17,6% de 2021 a 2026 e acumulará aproximadamente US$ 807 bilhões em receita até o final de 2026.
Em resumo, as agências de marketing digital vieram para ficar. No entanto, elas precisam adotar um software de gerenciamento de projetos para facilitar o gerenciamento de seus clientes.
Em seguida, você pode conferir as ferramentas de marketing digital para aumentar a receita e o engajamento.