Esses incríveis softwares de gerenciamento de projetos de agências podem ajudá-lo se você achar o gerenciamento de projetos de agências desafiador.
O marketing digital tornou-se o padrão ouro de marketing para qualquer produto e serviço. A maioria das empresas que exigem marketing digital pode não gerenciar funcionalmente o marketing online porque não tem uma equipe dedicada.
Para preencher o vazio, muitas agências de marketing digital surgiram. Consequentemente, as ferramentas de gerenciamento de projetos das agências tornaram-se obrigatórias para essas agências.
Este artigo apresentará alguns softwares de gerenciamento de agências líderes e acessíveis que sua equipe de marketing pode usar.
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Problemas comuns enfrentados pelas agências de marketing
#1. Gestão de clientes
A maioria das agências de marketing relata que o gerenciamento de clientes em tempo real é o principal desafio. Quando sua agência crescer, você estará gerenciando de 5 a 10 clientes ao mesmo tempo. Isso também é necessário para a receita e lucratividade. Mas supervisionar os projetos de todos os clientes diariamente e relatar o progresso é assustador.
#2. Gerenciamento de projetos
Quando sua clientela cresce, o mesmo acontece com o número de projetos ativos. Você não pode mais gerenciar esses projetos em uma planilha. Sem falar que erros humanos, exclusão acidental de tarefas, tarefas pendentes por muito tempo, falta de recursos para tarefas e assim por diante tornam o gerenciamento de sua agência um pesadelo.
#3. Colaboração
Quando você inicia uma agência de marketing digital e aceita projetos de clientes, logo verá que a equipe do projeto está trabalhando em silos.
Os donos de agências geralmente percebem que a equipe se ocupa com tarefas de que gostam, principalmente com tarefas fáceis. E eles acham difícil se comunicar com toda a equipe sobre conclusão de tarefas, desenvolvimento de conteúdo etc.
#4. Gestão de Recursos de Marketing
Gerenciar vários clientes significa que você acabará misturando o conteúdo de um cliente com o outro. Sem mencionar que armazenar tudo nos PCs de criadores de conteúdo separados dificulta o acesso a ativos de mídia quando a equipe de gerenciamento de mídia social ou PPC precisa postar conteúdo.
#5. Entrega pontual das entregas do projeto
Os membros da sua equipe de projeto podem procrastinar na entrega das entregas do projeto no prazo, já que você não tem uma supervisão clara do projeto.
Alternativamente, seu ativo de mídia, conteúdo, postagens de mídia social, anúncios PPC, etc., estão prontos, mas a equipe em questão não está avançando com suas tarefas.
Sem mencionar que você descobre que um conteúdo solicitado foi criado, mas ninguém pensou em enviar por e-mail para o cliente.
Seja qual for o motivo, você certamente sofrerá atrasos nos projetos dos clientes ao manter uma agência de marketing digital.
O que é um software de gerenciamento de projetos de agência?
As ferramentas de gerenciamento de projetos de agências são aplicativos especiais no local de trabalho que ajudam as agências de marketing digital.
Um software de gerenciamento de projetos de agência geralmente vem com os seguintes recursos:
- Um centro de comando da agência ou painel para uma visão holística de todos os projetos em uma tela
- Entrada automática de quadro de horários para projetos por hora
- Um repositório de conteúdo seguro e centralizado para todos os ativos criativos
- Quadros digitais para sessões de brainstorming
- Ferramenta de análise de dados para criar relatórios de projetos
- Acesso à ferramenta baseada em função para colaboração externa e interna perfeita
- Acesso a aplicativos de trabalho de qualquer lugar em qualquer dispositivo sem comprometer a segurança
- Ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt, gerenciamento de dependências, matriz de prioridades, etc.
Quando você move os projetos de sua agência em um aplicativo desse tipo e implementa seu uso para todos os projetos de clientes entre as equipes, elimina a maioria dos gargalos no gerenciamento de um projeto.
Como o software de gerenciamento de projetos da agência ajuda?
- Você obtém controle total sobre todos os projetos do cliente com a visualização do painel de projetos em andamento.
- Monitore a utilização do dia de trabalho dos recursos do projeto e atribua tarefas de forma racional.
- Crie um inventário de habilidades, para que você não se envolva com um projeto de cliente para o qual as habilidades necessárias não estejam disponíveis.
- Dê à equipe do projeto acesso fácil a aplicativos de negócios, ativos de mídia, conteúdo e assim por diante a partir de um software centralizado.
- Registre as atividades de todos os recursos do projeto para auditoria e avaliação de desempenho.
- Nunca perca nenhuma hora faturável ou conteúdo de um projeto de cliente.
- Dê aos membros da sua equipe um espaço de trabalho acessível para colaborar facilmente em ideias, ativos criativos, conteúdo, códigos etc.
Até agora, você passou pelo básico do software de gerenciamento de projetos de agência. Agora, encontre abaixo alguns aplicativos de gerenciamento de agências excelentes que agências de marketing digital bem-sucedidas usam em todo o mundo:
Segunda-feira
Se você é uma agência de criação, a monday.com permite gerenciar tudo: projetos, campanhas de marketing, pipelines de vendas, calendários de eventos e muito mais. Aqui, as agências podem acompanhar projetos de clientes, gerenciar histórico de clientes, planejar tarefas internas, colaborar em projetos e gerenciar faturas e pagamentos.
Na monday.com, as empresas podem facilmente atribuir tarefas a colegas de equipe e rastreá-los. Após a atribuição de uma nova tarefa, a pessoa é notificada, o que aumenta a propriedade e a responsabilidade. Pode-se visualizar todos os projetos e tarefas nas visualizações de cronograma e calendário.
A monday.com ajuda você a cumprir prazos com sucesso, exibindo rapidamente o status do projeto e a data de vencimento. Assim, as equipes podem saber quais projetos estão em andamento e quais estão atrasados. Um quadro compartilhável e vários modelos também estão disponíveis aqui.
Essa plataforma também possui um recurso de rastreamento de tempo para acompanhar o tempo gasto em cada tarefa e projeto. Além disso, se os clientes pagam por hora, você pode usar essa mesma ferramenta para registrar o tempo total investido em um projeto para fins de faturamento.
Wrike
O Wrike é um software eficaz para gerenciamento de projetos de agências que permite realizar mais projetos em menos tempo. Ele oferece uma visão de 360° de cada tarefa e projeto que você tem em mãos para maximizar o lucro.
Essa plataforma é um espaço de trabalho unificado que armazena todos os seus recursos para aumentar sua eficiência e agilizar a comunicação da equipe. Como os colegas podem colaborar sem problemas, haverá zero obstáculos e mais produtividade.
Além disso, essa ferramenta ajuda você a fornecer visibilidade e transparência para que você possa deixar todas as partes interessadas felizes e esperar lealdade delas. Seus outros recursos destacados incluem:
- Ferramenta de marcação visual em tempo real
- Visualização da carga de trabalho
- Calendários de equipe compartilhados
- Gráfico de Gantt de um clique
- Rastreador de tempo
- Personalização do fluxo de trabalho
Se você usa este software, não há necessidade de alternar entre diferentes outros aplicativos que você usa. Ele suporta integração com Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox e HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics é uma ferramenta confiável para agências de marketing. Ele permite que você amplie seus negócios com recursos como relatórios automatizados de clientes e painéis personalizáveis. As agências também obterão os seguintes atributos desta ferramenta:
- Modelos de relatórios de marketing personalizáveis
- Construtor de relatórios de arrastar e soltar para automação
- Painel personalizado com métricas personalizadas, metas, widgets e conteúdo incorporável
- Recurso para acompanhar o progresso em direção às metas
- Conjunto de ferramentas de SEO para auditorias de sites, classificações de palavras-chave e monitoramento de backlinks
Além disso, você pode se conectar a mais de 70 canais de marketing da AgencyAnalytics, incluindo Ahrefs, Amazon ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Vimeo, WooCommerce.
Produtivo
Productive é um destino único para todas as agências que buscam lucratividade e um forte controle de suas operações. Essa plataforma escalável pode ser usada para consolidação de dados, planejamento de recursos, orçamentos complexos e muito mais.
Além disso, as empresas de marketing também podem usá-lo para armazenar dados financeiros, gerenciar leads, criar orçamentos e comunicação da equipe. Se você deseja entregar seus projetos mais rapidamente, use esta plataforma para manter todos os seus colegas de equipe focados em suas prioridades e, assim, agilizar o trabalho do projeto.
O Productive também pode rastrear o tempo faturável para economizar tempo gerando faturas automaticamente. Além disso, a mesma plataforma pode monitorar seu orçamento e margens de lucro em tempo real.
Whatagraph
Toda agência de marketing precisa criar muitos relatórios para equipes e clientes cruzados. O Whatagraph facilita essa tarefa automatizando os processos de criação e entrega de relatórios. Essa plataforma não é apenas amigável e escalável, mas também capaz de extrair dados de mais de 40 fontes para apresentá-los de forma transparente.
As agências podem usar qualquer um de seus modelos pré-criados ou criar um relatório do zero. Seus widgets de arrastar e soltar permitem flexibilidade para os usuários. Além disso, você pode misturar dados no Whatagraph usando fórmulas personalizadas.
Além disso, esta plataforma suporta o compartilhamento de relatórios ao vivo por meio de links e relatórios de agendamento para serem enviados automaticamente. Ele também fornece uma visão geral do seu desempenho por equipes, contas ou regiões.
Colmeia
O Hive oferece todas as ferramentas que uma agência de marketing precisa para se destacar no gerenciamento de projetos. Aqui você pode planejar e organizar muitos projetos e tarefas complexas. Também é adequado para definir linhas de base do projeto e atribuir tarefas a diferentes membros da equipe.
Você pode rotular e categorizar atividades aqui para obter visibilidade total de suas atividades em tempo real. Pode-se usar a mesma plataforma para registrar tempo e horas faturáveis. O Hive também pode centralizar as aprovações, comentários e solicitações dos clientes.
Gainapp
O Gainapp é particularmente adequado para agências de marketing digital com foco prioritário em engajamentos de mídia social. Nas campanhas de mídia social, sua agência deve colaborar com o cliente e a equipe de criação de conteúdo em tempo real.
Os designs e as cópias de texto precisam passar do criador de conteúdo para o cliente e vice-versa para feedback de design, sugestões criativas e aprovações. Você pode fazer tudo isso no Gainapp sem esforço.
A Gainapp cria o seguinte fluxo de trabalho fácil de usar para sua agência de marketing de mídia social:
- Criar, importar e fazer upload de conteúdo criativo e cópias
- Coloque todo o conteúdo em armazenamento em nuvem seguro em compartimentos
- Compartilhe o compartimento necessário com o cliente para feedback e sugestões
- Os gerentes de clientes e agências podem aprovar o conteúdo automaticamente
- Publique o conteúdo nas alças de mídia social
Você pode iniciar sua avaliação gratuita para conhecer a interface deles antes de passar pelos planos pagos.
Trabalho em equipe
Você pode usar o Trabalho em equipe para dividir projetos complexos em várias tarefas e subtarefas. Em seguida, organize-os em uma linha do tempo de acordo com o tempo orçado para conclusão, prazos e dependências.
Isso não é apenas para um projeto. Você pode fazer isso para o maior número possível de projetos, sejam recorrentes, cobrados por hora ou únicos.
Os seguintes são os principais recursos deste software de gerenciamento de projetos de agência:
- Gerencie projetos de clientes simples ou complexos ilimitados
- Acompanhe e monitore todas as horas faturáveis
- Os clientes também podem acessar uma versão de parede do aplicativo
- Aumente e diminua a escala conforme os projetos do cliente aumentam ou diminuem
No momento da redação deste artigo, mais de 6.000 agências globais usam o Teamwork para gerenciamento de projetos eficiente e acessível para agências remotas, físicas e híbridas.
Accele
Accelo tornou-se um desenvolvedor líder de software de automação de negócios de uma agência digital. Por isso, entende os pontos problemáticos da gestão de agências de marketing digital.
Com sua experiência no setor, criou a ferramenta de gestão de agências Accelo que beneficia você nos seguintes pontos:
- Traz sua equipe, faturamento e clientes em um aplicativo central
- Capture todas as horas faturáveis com precisão
- Sincronize os horários de todos os funcionários da sua agência de marketing digital para utilizar a jornada de trabalho da equipe com eficiência
- Crie um meio de comunicação fácil com o cliente para mantê-los felizes
- Manter os projetos dos clientes dentro do orçamento
- Gerenciamento de projetos on-line para projetos de clientes únicos, de hora em hora e recorrentes
- Torne sua agência lucrativa desde o primeiro dia, reduzindo o desperdício e o vazamento de horas faturáveis
Melhorado
O Improvado aplica a técnica Extract, Transform, and Load ou as ferramentas ETL para integração de dados. Com a ajuda do ETL, a ferramenta agrega dados de marketing da agência de vários projetos, equipes, funcionários individuais e aplicativos de negócios para fornecer uma visão organizada do status da agência.
A ferramenta permite conectar fontes de dados de terceiros de várias plataformas de campanha, como Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads e assim por diante.
Depois de coletar os dados do projeto das fontes acima, você pode criar visualizações de dados em plataformas como Google Data Studio, Tableau, Power BI e Looker diretamente do aplicativo Web Improvado.
Você também pode armazenar os dados da sua agência de marketing digital em plataformas de banco de dados robustas, como PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake e muito mais.
Palavras finais
De acordo com uma pesquisa recente sobre o negócio global de marketing digital, a Expert Market Research (EMR) informou que o marketing digital criou um enorme negócio de aproximadamente US$ 305 bilhões em 2020.
O relatório também diz que o setor deve ter uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 17,6% de 2021 a 2026 e acumulará aproximadamente US$ 807 bilhões em receita até o final de 2026.
Em poucas palavras, as agências de marketing digital estão aqui para ficar. No entanto, eles precisam adotar um software de gerenciamento de projetos da agência para facilitar o gerenciamento de clientes.
Em seguida, você pode conferir as ferramentas de marketing digital para aumentar a receita e o engajamento.