Você está resolvendo várias dúvidas ou consultas para o seu software online regularmente?
Se a resposta for SIM, você pode estar lidando com usuários que ainda não entenderam seu produto e exploraram todo o seu potencial.
Receber perguntas constantemente sobre seu software pode consumir muita largura de banda de suporte, causando desgaste frequente do operador. Para ajudar sua equipe de suporte a evitar esse cenário, você pode tentar criar sua documentação de software online.
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O que é uma Documentação Online?
A documentação online funciona como um manual que ajuda os usuários a entender o que é o produto e explica seus recursos passo a passo. Ele ainda ajuda os usuários a entender as possíveis maneiras pelas quais o produto pode ajudá-los em todo o seu potencial.
Você pode adicionar imagens, vídeos, GIFs de produtos e muito mais para mostrar como vários recursos do produto podem ser ativados e operados. A documentação online para soluções de software pode variar de acordo com a complexidade do produto em questão. Para alguns, a documentação pode parecer uma seção de perguntas frequentes, enquanto para outros, pode parecer uma explicação detalhada do produto.
Como funciona a documentação online?
Existem várias maneiras pelas quais uma ferramenta de documentação online funciona. Aqui está uma lista rápida para ajudá-lo a avaliar como ele pode ser útil uma vez implementado.
- Funciona como um sistema de armazenamento central: você pode proteger todas as informações relacionadas ao produto e criar acesso central para clientes e equipes de suporte que eles podem consultar sempre que tiverem dúvidas sobre um recurso ou como ele funciona.
- Economiza tempo e energia: ao criar um repositório central de informações sobre produtos, você ajuda os clientes e os representantes de suporte a economizar tempo e energia na busca da solução certa. Você pode até evitar esgotamentos frequentes e ajudar as equipes de suporte a se concentrarem em problemas urgentes de suporte.
- Promove engajamento e retenção: as ferramentas de documentação de software também ajudam a manter os clientes engajados com a marca durante toda a jornada. Os clientes podem evitar procurar respostas sobre o produto ou sua funcionalidade na Internet. Eles retornarão ao recurso que você desenvolveu e permanecerão conectados à marca. Essa é uma ótima maneira de mantê-los engajados com a marca e retê-los ao mesmo tempo.
- Oferece conhecimento aprofundado do produto: desde a configuração até todos os recursos, você pode encontrá-los com a documentação online. Você pode até descobrir quando a nova versão foi lançada e como ela difere da anterior. Ajuda os prospects no processo de tomada de decisão, pois também inclui casos de uso e estudos de caso de diferentes indústrias.
- Melhora a experiência de suporte ao cliente: Um dos maiores benefícios de ter documentação online para sua empresa é melhorar a experiência de atendimento ao cliente. Você pode ajudar sua equipe a economizar tempo e direcionar os clientes para uma solução que responda às perguntas deles sem esperar em filas ou antecipar um e-mail.
Como escolher a solução de documentação online certa?
Simplesmente entender a documentação online e como ela funciona para uma organização não o ajudará a escolher a melhor ferramenta. Mas a lista de critérios a seguir pode. Aqui está uma lista rápida de coisas que uma empresa deve buscar ao escolher uma ferramenta de documentação online.
#1. Editor intuitivo
Um editor simples, mas rico em recursos, é essencial ao procurar ferramentas de documentação de software. Entenda que não uma, mas muitas pessoas podem acabar editando um único artigo na mesma visualização. Portanto, é importante que todos vejam quem está fazendo qual mudança no artigo.
#2. Pesquisa inteligente
A opção de pesquisa é um recurso de destaque para qualquer plataforma de documentação. Nada é mais catastrófico do que um visitante deixar sua documentação online frustrado após alguns minutos porque não consegue encontrar a informação ou o produto correto, mesmo que você o tenha em estoque. Um recurso de pesquisa inteligente economizará tempo para os usuários e os ajudará a encontrar respostas rapidamente. A pesquisa deve ser suportada com tags, palavras-chave relacionadas e muito mais.
#3. Análise detalhada
É essencial para qualquer empresa identificar como sua documentação online está se saindo entre os clientes/potenciais. Por isso é importante verificar se seu software de base de conhecimento ajuda a acompanhar as seguintes métricas:
- Visitas à página
- Artigos mais visitados
- Pesquisas com falha
- Respostas de feedback para cada artigo
- Taxa de rejeição
- Tempo médio gasto em artigos
- Clientes novos x recorrentes
A lista continua. Mas se uma das soluções de software oferecer essas métricas, não hesite em selecionar a opção.
#4. Segurança
Os ativos agregados a uma base de conhecimento, como informações do produto, seus vídeos e imagens, são de extrema importância para qualquer organização. Portanto, proteger esses ativos deve ser uma das prioridades na hora de buscar o melhor software de documentação online para o seu negócio. Aqui está uma lista de perguntas que você pode fazer ao provedor de serviços antes de finalizar o produto:
- Qual é a sua estratégia contra o acesso não autorizado?
- Você está usando firewalls ou autenticação de dois fatores para proteger os dados?
- Você mantém a confidencialidade dos dados?
Perguntas como essas ajudarão você a ter clareza sobre como o provedor de serviços oferece segurança de dados a seus usuários.
#5. Controle de versão
A plataforma suporta versionamento?
Como um negócio de produtos, você deve garantir que a evolução do produto seja capturada e documentada. Os usuários podem integrar seu produto em diferentes estágios de evolução. Eles podem precisar revisitar a documentação mais antiga para entender melhor um recurso do produto. Isso não é útil apenas para os usuários finais, mas também para a equipe de desenvolvimento do produto.
Portanto, a plataforma deve oferecer suporte ao controle de versão com um carimbo de data/hora.
#6. Gestão de fluxo de trabalho
Sua base de conhecimento deve oferecer controles de acesso completos para um gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido. Por exemplo, se você for um administrador, deve permitir que você atribua funções a pessoas que acessarão o software para fins de escrita e edição. Aqueles que escrevem o artigo devem ter acesso limitado, enquanto aqueles que editam os artigos terão controle diferente.
#7. Costumização
Como sabemos, a personalização atende à satisfação do usuário e à confiança na sua marca. Aplica-se ao seu site de documentação também. Se um usuário acessar seu site de documentação, ele deve sentir isso como parte de sua marca. A plataforma deve dar a você a liberdade de personalizar seu site de documentação online, não apenas com um logotipo e favicon, mas com um domínio personalizado, URL personalizado e projetar seu site de documentação.
Aqui estão algumas das ferramentas de documentação online mais eficazes.
Embora as dicas sobre como escolher o software de documentação online sejam benéficas, seria ótimo se você tivesse algumas opções para iniciar sua busca pela melhor ferramenta do setor. Esta seção explora as principais soluções que podem ajudá-lo a criar documentação de software online completa sem problemas.
Vamos mergulhar!
Document360®
O Document360 oferece a você uma solução completa de documentação on-line que inclui, mas não se limita a, pesquisa simples, gerenciador de categorias, gerenciamento de tags, modelos de artigos e muito mais. Sua interface do usuário de arrastar e soltar ajuda você a listar todas as categorias e suas subcategorias na ordem desejada.
Isso não é tudo. Ele vem com pesquisa com inteligência artificial, hospedagem privada, recursos de controle de versão, backup e restauração, etc. O editor avançado é algo que você deve conferir. Você pode escolher entre um editor Markdown e um editor WYSIWYG.
Ele permite a personalização completa dos sites de documentação, e as descrições dos artigos permitem que você adicione a essência do artigo, o que ajuda na busca rápida e no SEO. Ele suporta a colaboração para o próximo nível com uma equipe de editores, colaboradores e editores. Você também pode configurar notificações para remover ou atualizar artigos obsoletos.
Ele se integra a uma ampla variedade de tecnologias de helpdesk, chatbot e CRO, como Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack e muito mais. Além disso, você pode integrar com qualquer outra plataforma usando trechos de JavaScript.
O plano começa em $ 99/mês.
Ajuda do clique
Clickhelp, uma ferramenta de criação de ajuda, ajuda você a criar documentação de software sem problemas. Essa solução baseada em nuvem é conhecida por ajudar seus usuários a otimizar a colaboração entre a equipe de documentação. Isso significa que irá ajudá-los a rastrear as alterações e fazer outras melhorias após a confirmação de quem escreve e edita os documentos.
Ele ainda ajuda você a melhorar o conteúdo, oferecendo informações detalhadas sobre o desempenho dos artigos por meio de relatórios. Aqueles que têm dúvidas sobre a migração de dados de plataformas como MS Word, HTML, CHM e outras podem deixar suas preocupações para trás. A Clickhelp é especializada na migração de dados dessas e de outras plataformas. Além disso, sua interface de usuário simples torna a configuração muito fácil.
O plano começa em $ 55/mês.
Confluência
O Confluence, como outras soluções de documentação online, ajuda os usuários a criar documentos de software que podem ser organizados categoricamente. Essa árvore de páginas possibilita a pesquisa avançada, ajudando os clientes a encontrar artigos relevantes mais rapidamente.
Fora isso, você pode colaborar internamente com outras equipes para otimizar a correção e a qualidade do conteúdo. Para otimizar a colaboração interna e proteger ativos de conteúdo e permissões de usuário. Isso ajudará você a compartilhar o acesso à conta com equipes que fazem parte do processo de redação e edição.
O plano pago começa em $ 55/mês.
Nuclino
Nuclino é outra ferramenta de documentação de software que sua organização pode considerar ao buscar a melhor solução do mercado. Esse provedor de serviços afirma ajudar seus usuários a dar vida ao conteúdo com recursos criativos, como imagens, vídeos e muito mais. Ele ainda suporta recursos como salvamento automático, que ajuda você a salvar o progresso do conteúdo enquanto cria a documentação do software.
Além disso, você também pode encontrar opções como pesquisa instantânea que ajudam os clientes a encontrar artigos relevantes com eficiência. Você também achará suas mais de 40 integrações bastante úteis, pois agilizarão seu trabalho e planejarão artigos futuros sobre atualizações de produtos e atualizações de recursos sem problemas.
O plano começa em $ 5/usuário/mês.
DocuWareName
O DocuWare é popular por seus recursos proeminentes, como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que ajuda seus usuários a converter texto de imagem em dados. Isso ajuda seus usuários a adicionar dados relevantes mais rapidamente e torná-los acessíveis para seus clientes.
Você também pode rastrear versões de documentos existentes. Isso o ajudará a monitorar o conteúdo real publicado na versão inicial e as alterações feitas a cada nova atualização do produto.
Leia os documentos
O Read the Docs é uma solução de documentação técnica que permite a criação e hospedagem de seus artigos de suporte em torno do software gratuitamente. Isso mesmo; o provedor de serviços alega oferecer seu serviço de documentação gratuitamente. Você pode gerenciar várias versões de seus documentos com eficiência.
Você também não precisa se preocupar com o pagamento por usuário. Você pode ter tantos usuários para gerenciar sua documentação de software. O único problema que o produto tem são os anúncios. Para serem executados gratuitamente, eles usam anúncios como fonte para apoiar suas operações. Os usuários que optarem pela versão gratuita podem encontrar vários anúncios, pois suas contas não são livres de anúncios. Mas aqueles que preferem ficar sem anúncios precisam pagar $ 5/projeto.
GitHubGenericName
O GitHub é popularmente conhecido por sua capacidade de ajudar os desenvolvedores a registrar seus dias de programação em seus perfis. Se um perfil mostrar principalmente verde, isso significa que o desenvolvedor está codificando com frequência e atualiza seu progresso também. Mas muitos não sabem que a mesma plataforma também oferece software de documentação.
Aparentemente, eles oferecem GitHub Pages e até uma plataforma wiki para criar seu repositório central. Mas se você integrá-lo a plataformas como Jekyll, suas páginas do GitHub ajudarão você a criar uma documentação completa do produto sem problemas. Mas observe que será principalmente público e não privado. Além disso, você precisará de boas habilidades de desenvolvimento para manter a documentação em funcionamento.
O plano pago começa em $ 19/mês.
O que corrigir
O Whatfix ajuda você a criar um passo a passo digital completo do seu produto. Você pode orientar como o produto funciona da maneira mais interativa possível com esta solução. Você pode criar documentação completa, perguntas frequentes e muito mais com o software instalado.
Ele também oferece uma plataforma de análise detalhada. Ele irá ajudá-lo a avaliar como cada leitor interage com cada artigo no repositório, portanto, dando-lhe mais espaço para melhorá-los para obter melhores resultados ou até mesmo conversões.
Papel para caixa de depósito
Se você acha que o Dropbox é limitado a instalações de armazenamento, diríamos que pense novamente. Sua ferramenta de documentação, Dropbox Paper, é bastante popular por ser uma ferramenta de coedição. Promete unir a criação e a coordenação. É perfeito para criar repositórios para fins internos e externos.
O interessante é sua capacidade de acomodar imagens, arquivos de áudio, vídeos e outros tipos de criativos nos artigos. A única coisa que torna difícil para muitas pessoas escolherem essa ferramenta é sua capacidade limitada de pastas. Além disso, será gratuito para quem já possui uma conta do Dropbox. Mas se você quiser uma assinatura separada, é aconselhável entrar em contato com a equipe deles.
HelpDocs
HelpDocs também é uma das nossas principais opções. Isso porque, assim como os outros nesta lista, o HelpDocs também oferece a capacidade de criar documentação, hospedá-los em seus serviços e até monitorar o desempenho de todos os artigos que você cria.
Este software também oferece a funcionalidade de arrastar e soltar que ajuda a classificar os artigos com base em sua importância ou sequência no produto. Ele ainda ajuda você a marcar alguns artigos separadamente no editor para escritores ou equipes de produto. Esses marcadores os ajudarão a identificar artigos que precisam ser atualizados para melhor desempenho e experiência do cliente.
O plano para esta ferramenta começa em $ 46/por mês.
Você está pronto para escolher a melhor ferramenta de documentação online?
Preocupado com o fato de os clientes não entenderem seu produto? Que tal criar documentação de software que os ajude a entender sua finalidade, funcionalidade e recursos?
Ao criar a documentação completa do software, você pode garantir que os clientes encontrem todas as respostas relacionadas ao seu produto em um só lugar. Eles também podem evitar ir apoiar as equipes e economizar tempo e energia. Construir documentação a partir do zero pode ser uma tarefa tediosa e exigiria mais recursos de sua parte. Nesse caso, seria ótimo usar um software de documentação online para criar documentos de ajuda para os clientes.
Para ajudá-lo a começar, listamos as melhores opções para iniciar sua jornada para escolher a melhor ferramenta de documentação online para sua empresa. Esperamos que isso ajude!
Você também pode ver como criar uma bela documentação de API.